HIPAA vs. FERPA: Ähnlichkeiten, Unterschiede und Schnittstellen

Was ist HIPAA?

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein US-amerikanisches Gesetz aus dem Jahr 1996 zum Schutz und zur Sicherung von Patientendaten. HIPAA zielt primär darauf ab, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit geschützter Gesundheitsdaten (Protected Health Information, PHI), insbesondere elektronischer PHI (ePHI), zu gewährleisten. Es legt Standardprotokolle und Richtlinien für den verantwortungsvollen Umgang mit PHI durch Gesundheitsdienstleister, Versicherer und deren Geschäftspartner fest und stellt sicher, dass Patientendaten respektvoll und vertraulich behandelt werden. (Leseempfehlung: KI-Cybersicherheit: KI-Systeme vor Cyberbedrohungen schützen)

HIPAA enthält außerdem Bestimmungen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität des Gesundheitssystems. Ziel ist es, Betrug und Missbrauch im Gesundheitswesen einzudämmen, branchenweite Standards für Gesundheitsinformationen bei der elektronischen Abrechnung und anderen Prozessen festzulegen und den Schutz und die vertrauliche Behandlung geschützter Gesundheitsinformationen zu fordern. Durch die Festlegung dieser Standards gewährt HIPAA Patienten das Recht, auf ihre eigenen Gesundheitsdaten zuzugreifen und sie gleichzeitig vor unbefugter Offenlegung zu schützen.

Was ist FERPA?

Der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein US-Bundesgesetz aus dem Jahr 1974 zum Schutz der Privatsphäre von Schülerdaten. Es gewährt Schülern das Recht, auf ihre Bildungsunterlagen zuzugreifen, die Berichtigung unrichtiger oder irreführender Informationen zu verlangen und die Offenlegung personenbezogener Daten aus diesen Unterlagen zu kontrollieren. FERPA gilt für alle Bildungseinrichtungen, die Bundesmittel erhalten, und gewährleistet einen standardisierten Datenschutz in verschiedenen Bildungsumgebungen.

FERPA schreibt vor, dass Schulen die schriftliche Genehmigung der Eltern oder des berechtigten Schülers benötigen, um Informationen aus den Bildungsunterlagen eines Schülers freizugeben. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, in denen Schulen Unterlagen ohne Zustimmung offenlegen können, beispielsweise gegenüber Schulbeamten mit berechtigten Bildungsinteressen oder als Reaktion auf eine Vorladung.

Wie sich HIPAA und FERPA überschneiden

HIPAA und FERPA überschneiden sich vor allem im Zusammenhang mit den Gesundheitsakten von Studierenden an Bildungseinrichtungen. Wenn Gesundheitsdaten von Studierenden von einer Schule oder Universität verwaltet werden, hängt die Entscheidung, welches Gesetz Anwendung findet, von den Besonderheiten der jeweiligen Situation ab.

Beispielsweise fallen Gesundheitsakten von Schülern, die von einer Schulkrankenschwester oder einer Gesundheitsklinik geführt werden und ausschließlich im Bildungskontext verwendet werden, grundsätzlich unter FERPA. Dazu gehören Aufzeichnungen über Impfungen, Routineuntersuchungen und alle Gesundheitsleistungen, die direkt von der Bildungseinrichtung erbracht werden. Nach FERPA gelten diese Aufzeichnungen als Teil der Bildungsunterlagen des Schülers und sind entsprechend geschützt.

Wenn jedoch ein externer Gesundheitsdienstleister einen Schüler behandelt und die entsprechenden Unterlagen an die Schule weitergegeben werden, kann HIPAA zum Tragen kommen. Wenn ein Schüler beispielsweise ein örtliches Krankenhaus oder einen Arzt aufsucht, sind die erstellten Unterlagen durch HIPAA geschützt. Werden diese Unterlagen dann aus irgendeinem Grund an die Schule weitergegeben, fallen sie möglicherweise unter FERPA, sobald sie Teil der von der Schule geführten Unterlagen werden.

In Fällen, in denen Bildungseinrichtungen eigene Gesundheitszentren betreiben, die Studierende und manchmal auch die Öffentlichkeit versorgen, könnten sowohl HIPAA als auch FERPA Anwendung finden. Gesundheitsakten, die ausschließlich zu Behandlungszwecken in solchen Zentren aufbewahrt werden, unterliegen dem HIPAA. Werden dieselben Akten hingegen für Bildungszwecke verwendet oder Teil der Bildungsakte des Studierenden, gilt FERPA.

Tipps vom Experten

Steve Moore ist Vice President und Chief Security Strategist bei Exabeam. Er entwickelt Lösungen zur Bedrohungserkennung und berät Kunden zu Sicherheitsprogrammen und der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen. Er ist Moderator des „The New CISO Podcast“, Mitglied des Forbes Tech Council und Mitbegründer von TEN18 bei Exabeam.

Meiner Erfahrung nach können Ihnen die folgenden Tipps dabei helfen, die Komplexität der HIPAA- und FERPA-Konformität besser zu bewältigen:

Führen Sie abteilungsübergreifende Audits durch: Führen Sie regelmäßig abteilungsübergreifende Audits durch, um mögliche Überschneidungen zwischen HIPAA und FERPA in Ihrer Einrichtung zu identifizieren. Dies kann Grauzonen aufdecken, in denen beide Gesetze gelten können, und Ihnen helfen, klare Grenzen zu setzen, um Compliance-Probleme zu vermeiden.

Integrieren Sie ein einheitliches Datenklassifizierungssystem: Entwickeln Sie ein einheitliches Datenklassifizierungssystem, das sowohl PHI- als auch Bildungsdaten berücksichtigt. Dies vereinfacht die Identifizierung der für bestimmte Datentypen geltenden Vorschriften und reduziert das Risiko einer Fehlklassifizierung.

Ein HIPAA-FERPA-Überschneidungsausschuss einrichten: Richten Sie einen speziellen Ausschuss oder eine Arbeitsgruppe ein, die sich mit der Überschneidung zwischen HIPAA und FERPA befasst. Dieses Team sollte aus Rechts-, IT- und Compliance-Experten bestehen, die Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um Änderungen in Gesetzen oder institutionellen Praktiken Rechnung zu tragen.

Verschlüsselung auf granularer Ebene: Implementieren Sie die Verschlüsselung nicht nur auf Datenbankebene, sondern auch für einzelne Felder in Datensätzen, insbesondere für solche, die sowohl geschützte Gesundheitsdaten als auch Bildungsinformationen enthalten. Dieser mehrschichtige Ansatz bietet zusätzlichen Schutz vor Datenlecks.

Entwickeln Sie eine duale Strategie zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen: Erstellen Sie eine Strategie zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen, die gleichzeitig die Anforderungen von HIPAA und FERPA berücksichtigt. So stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Benachrichtigungen und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, unabhängig davon, welches Gesetz von einer Datenschutzverletzung betroffen ist.

HIPAA vs. FERPA: Die wichtigsten Unterschiede

Umfang und Abdeckung

HIPAA regelt in erster Linie den Gesundheitssektor und konzentriert sich auf den Schutz von Gesundheitsinformationen von Gesundheitsdienstleistern, Versicherern und deren Geschäftspartnern. Es gilt für alle Unternehmen, die mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) arbeiten, und gewährleistet den Datenschutz und die Sicherheit dieser Daten, insbesondere in elektronischen Formaten (ePHI).

FERPA gilt für Bildungseinrichtungen, die Bundesmittel erhalten. Der Schwerpunkt liegt auf dem Schutz der Privatsphäre von Schülerdaten. Dies umfasst die Daten von Schulen, Hochschulen und Universitäten und deckt alle Bildungseinrichtungen in den USA ab, die von Bundesprogrammen profitieren.

Arten der geschützten Informationen

HIPAA schützt PHI. Dazu gehören alle Informationen zum Gesundheitszustand eines Patienten, zur Bereitstellung von Gesundheitsleistungen oder zur Bezahlung von Gesundheitsleistungen, die einer Person zugeordnet werden können. Dazu gehören Krankengeschichten, Laborergebnisse, psychische Erkrankungen, Versicherungsinformationen und andere sensible Gesundheitsdaten.

FERPA schützt Bildungsunterlagen. Diese Unterlagen enthalten Informationen, die sich direkt auf einen Schüler beziehen und von einer Bildungseinrichtung oder einer in ihrem Namen handelnden Partei aufbewahrt werden. Zu diesen Unterlagen können Noten, Zeugnisse, Klassenlisten, Stundenpläne, Disziplinarunterlagen und Gesundheitsinformationen gehören, die von einer Schule aufbewahrt werden.

Einwilligungs- und Offenlegungspflichten

HIPAA verlangt von den betroffenen Einrichtungen, die Einwilligung des Patienten einzuholen, bevor sie geschützte Gesundheitsinformationen für andere Zwecke als Behandlung, Zahlung oder medizinische Versorgung verwenden oder offenlegen. Es gibt bestimmte Szenarien, in denen geschützte Gesundheitsinformationen ohne Einwilligung des Patienten offengelegt werden können, beispielsweise für Aktivitäten im Bereich der öffentlichen Gesundheit, zu Strafverfolgungszwecken und in Fällen von Missbrauch oder Vernachlässigung.

FERPA schreibt vor, dass Schulen die schriftliche Genehmigung der Eltern oder des berechtigten Schülers benötigen, um Informationen aus der Schulakte eines Schülers freizugeben. Ausnahmen von dieser Regel sind beispielsweise die Weitergabe an Schulbeamte mit berechtigten Bildungsinteressen, an andere Schulen, an die ein Schüler wechselt, sowie die Einhaltung gerichtlicher Anordnungen oder rechtmäßig ausgestellter Vorladungen.

Strafen bei Nichteinhaltung

Verstöße gegen den HIPAA können zivil- und strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen. Zivilrechtliche Sanktionen reichen von 100 bis 1,5 Millionen US-Dollar, je nach Grad der Fahrlässigkeit. Strafrechtliche Sanktionen können Geldstrafen von bis zu 250.000 US-Dollar und Freiheitsstrafen von bis zu zehn Jahren umfassen, wenn Straftaten mit der Absicht begangen werden, geschützte Gesundheitsdaten zu verkaufen, zu übertragen oder zu kommerziellen Zwecken, zur persönlichen Bereicherung oder zur böswilligen Schädigung zu verwenden.

Verstöße gegen FERPA können zum Entzug staatlicher Fördermittel für die betreffende Bildungseinrichtung führen. Das US-Bildungsministerium ist befugt, Beschwerden zu untersuchen und die Einhaltung der FERPA-Anforderungen durchzusetzen. Zwar gibt es keine direkten finanziellen Sanktionen wie beim HIPAA, doch der Verlust staatlicher Fördermittel kann erhebliche Folgen für Bildungseinrichtungen haben.

Wichtige Praktiken zur Einhaltung von HIPAA und FERPA

Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren fest

Institutionen müssen Richtlinien und Verfahren entwickeln, die sowohl den Anforderungen von HIPAA als auch von FERPA entsprechen. Dabei muss ermittelt werden, welches Gesetz für bestimmte Arten von Unterlagen und Situationen gilt. Beispielsweise können Gesundheitsakten von Schülern, die von einer Schulkrankenschwester geführt werden, unter FERPA fallen, während Gesundheitsakten, die von einem externen Gesundheitsdienstleister auf dem Campus verwaltet werden, dem HIPAA unterliegen können.

Klare Richtlinien sollten Verantwortlichkeiten festlegen, Protokolle zur Datenverarbeitung festlegen und Schritte zur Sicherstellung der Einhaltung skizzieren. Regelmäßige Schulungen sollten durchgeführt werden, um die Mitarbeiter über ihre Rolle bei der Wahrung von Datenschutz und -sicherheit zu informieren.

Richtlinien sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen der Vorschriften und neue Best Practices zu berücksichtigen. Die Einbeziehung eines Rechtsberaters in die Entwicklung und Überprüfung dieser Richtlinien stellt sicher, dass sie den geltenden Gesetzen entsprechen. Die Einrichtung eines Compliance-Teams oder -Beauftragten kann die Umsetzung dieser Richtlinien überwachen, regelmäßige Audits durchführen und als Ansprechpartner für alle Compliance-Fragen dienen.

Zugriffskontrolle und Autorisierung

Die Implementierung von Zugriffskontrollmechanismen ist unerlässlich, um sensible Informationen gemäß HIPAA und FERPA zu schützen. Institutionen sollten rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) einführen, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf PHI- und Bildungsdaten von Studierenden zugreifen kann. Authentifizierungsmethoden wie sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und biometrische Verifizierung können die Sicherheit erhöhen. Darüber hinaus sollten Zugriffsprotokolle geführt werden, um zu dokumentieren, wer wann auf Datensätze zugegriffen hat. So können unbefugte Zugriffsversuche umgehend erkannt und darauf reagiert werden.

Institutionen sollten die Zugriffskontrollen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie auch gegen neue Bedrohungen wirksam bleiben. Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter entsprechend ihrer aktuellen Rollen und Verantwortlichkeiten über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen. Um unbefugten Zugriff zu verhindern, ist die sofortige Sperrung der Zugriffsrechte ausscheidender Mitarbeiter unerlässlich. Schulungsprogramme sollten die Mitarbeiter über die Bedeutung des Schutzes von Anmeldedaten und das Erkennen von Phishing-Versuchen aufklären, die zur Erlangung unbefugten Zugriffs führen.

Sichere Datenverarbeitung

Zum Schutz der Daten sollten Institutionen sichere Praktiken im Umgang mit elektronischen und physischen Daten durchsetzen. Verschlüsselung sollte sowohl für gespeicherte als auch für übertragene Daten eingesetzt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Sichere Speicherlösungen, wie verschlossene Schränke für physische Daten und verschlüsselte Datenbanken für digitale Daten, sind unerlässlich. Regelmäßige Audits und Schwachstellenanalysen können helfen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu minimieren. Mitarbeiter sollten im Umgang mit Daten geschult werden, einschließlich der ordnungsgemäßen Entsorgung sensibler Informationen durch Schreddern oder sichere digitale Löschmethoden.

Institutionen sollten zudem Grundsätze der Datenminimierung umsetzen und sicherstellen, dass nur die notwendige Datenmenge erfasst und gespeichert wird. Regelmäßige Datenbereinigungsprotokolle tragen dazu bei, die Menge an gefährdeten sensiblen Informationen zu minimieren. Der Einsatz von Cybersicherheitsmaßnahmen wie Intrusion Detection Systems und regelmäßigen Software-Updates schützt elektronische Daten zusätzlich. Bei physischen Aufzeichnungen können strenge Besucherkontrollen und Überwachung unbefugten Zugriff verhindern. Durch die Förderung eines Sicherheitsbewusstseins können Institutionen ihre Datenschutzstrategien verbessern.

Aufzeichnungen und Dokumentation

Die Führung genauer und umfassender Aufzeichnungen ist für die Einhaltung von HIPAA und FERPA unerlässlich. Institutionen sollten alle Richtlinien, Verfahren und Schulungsmaßnahmen im Zusammenhang mit Datenschutz und -sicherheit dokumentieren. Aufzeichnungen über Einwilligungen, Offenlegungen und Zugriffsprotokolle sollten sorgfältig aufbewahrt werden. Diese Dokumentation erleichtert nicht nur Compliance-Audits, sondern bietet auch einen Nachweis für Verantwortlichkeit und Transparenz. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Dokumentationspraktiken stellen sicher, dass sie den sich entwickelnden gesetzlichen Anforderungen und institutionellen Bedürfnissen entsprechen.

Detaillierte Aufzeichnungen sollten die Gründe für den Datenzugriff und alle Entscheidungen zur Datenweitergabe enthalten. Eine gründliche Dokumentation trägt dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften bei behördlichen Inspektionen und Audits nachzuweisen. Institutionen sollten außerdem ein sicheres und geordnetes System zur Speicherung dieser Aufzeichnungen einrichten, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf leicht abrufbar sind. Elektronische Aufzeichnungssysteme sollten Backup- und Wiederherstellungslösungen zum Schutz vor Datenverlust beinhalten. Durch die Einhaltung hoher Standards in der Aufzeichnungsführung können Institutionen ihre Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit stärken.

Reaktion auf Vorfälle und Benachrichtigung bei Verstößen

Die Entwicklung eines Notfallplans ist entscheidend für die effektive Bewältigung von Datenschutzverletzungen. Institutionen sollten Protokolle für die Erkennung, Meldung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle mit PHI oder Schülerdaten erstellen. Sofortmaßnahmen sollten die Isolierung betroffener Systeme, die Bewertung des Ausmaßes der Verletzung und die Minimierung weiterer Risiken umfassen. Die Einhaltung der Meldepflichten gemäß HIPAA und FERPA ist unerlässlich; betroffene Personen und zuständige Behörden müssen innerhalb festgelegter Fristen informiert werden. Die Analyse nach dem Vorfall sollte sich auf die Identifizierung der Ursachen und die Umsetzung von Maßnahmen zur Verhinderung von Wiederholungen konzentrieren, um die allgemeine Datensicherheit zu verbessern.

Der Incident-Response-Plan sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten des Reaktionsteams festlegen, um ein schnelles und koordiniertes Handeln zu gewährleisten. Regelmäßige Übungen und Simulationen können die Mitarbeiter auf tatsächliche Vorfälle vorbereiten und Verbesserungspotenziale aufzeigen. Kommunikationsstrategien sollten vorhanden sein, um die Öffentlichkeitsarbeit zu steuern und die Beteiligten transparent zu informieren. Institutionen sollten zudem Kontakte zu externen Experten wie Cybersicherheitsfirmen und Rechtsberatern knüpfen, um im Falle eines Vorfalls Unterstützung zu leisten.

HIPAA-Konformität mit Exabeam

Die Nichteinhaltung des HIPAA kann zu hohen Bußgeldern durch OCR und anderen Konsequenzen führen. Wenn Patch-Management, Zugriffskontrollen und Überwachung nicht vollständig mit dem richtigen Lösungspaket implementiert sind, ist das Unternehmen anfällig für Ransomware und andere Angriffsvektoren, die die Patientenversorgung beeinträchtigen können.

Die Telemetrie Exabeam Security Operations Platform kombiniert Protokolle mit Kontext, Sicherheitsinformationen und KI-Analysen, um anomale Verhaltensweisen zu identifizieren, die auf potenzielle Angriffe hinweisen. Vorgefertigte Dashboards erleichtern die Berichterstattung zur HIPAA-Konformität. Unabhängig davon, ob Sie ein Framework wie NIST oder MITRE ATT&CK ^Ⓡ verwenden, bietet Exabeam einen klaren Weg, um Ihre Compliance- und Governance-Anforderungen zu verfolgen – und gleichzeitig den Normalzustand in Ihrer Umgebung und für jede angemeldete Entität festzulegen.

Der Outcomes Navigator bietet eine kontinuierliche Visualisierung und Einblicke in Ihre Erkennungsabdeckung und die vorgenommenen Verbesserungen. Er liefert Verbesserungsvorschläge für die Protokollanalyse und zeigt, welche Quellen und Erkennungen am effektivsten gegen welche Teile des ATT&CK-Frameworks sind und welche Anwendungsfälle am deutlichsten auf Netzwerkpenetration, Persistenz und laterale Bewegung hinweisen.