8 Arten von DSGVO-Tools und wie Sie sie auswählen

Was sind DSGVO-Tools?

GDPR-Tools sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützen, einem von der Europäischen Union geschaffenen Rechtsrahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Diese Tools helfen Unternehmen, die Vertraulichkeit und den Schutz personenbezogener Daten zu verstehen, zu verwalten und zu gewährleisten. Sie decken verschiedene Aspekte des Datenschutzes ab, von der Datenermittlung bis zum Einwilligungsmanagement, und zielen darauf ab, Compliance-Prozesse zu optimieren. (Verwandte Ressource: Wie hängt KI mit Cybersicherheit zusammen?)

Diese Tools sind für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgern arbeiten, von entscheidender Bedeutung, da sie ihnen ermöglichen, die strengen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Sie automatisieren Prozesse wie Datenmapping, Rechteverwaltung und Meldung von Verstößen und reduzieren so das Risiko von Strafen bei Verstößen.

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Kategorien von DSGVO-Tools

1. Tools zur Datenermittlung und -zuordnung

Tools zur Datenermittlung und -zuordnung bilden die Grundlage für die DSGVO-Konformität und ermöglichen es Unternehmen, alle in ihrem Besitz befindlichen personenbezogenen Daten zu lokalisieren und zu dokumentieren. Diese Tools automatisieren die Zuordnung von Datenflüssen über verschiedene Systeme und Prozesse hinweg und gewährleisten so den Überblick über Datenstandorte und -bewegungen. Mithilfe dieser Tools können Unternehmen ein detailliertes Inventar personenbezogener Datenbestände erstellen, was für Compliance und Datenmanagement von entscheidender Bedeutung ist.

Die Implementierung von Data-Discovery-Tools reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen, indem sie unbefugte Datenspeicherungs- oder -verarbeitungsaktivitäten identifiziert. Sie hilft außerdem dabei, potenzielle Schwachstellen im Datenhandling zu identifizieren und Strategien zur Risikominimierung zu entwickeln. Diese Tools lassen sich häufig in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren und ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung und Echtzeit-Updates des Datenbestands.

2. Tools zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Tools zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bewerten und adressieren Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit Datenverarbeitungsaktivitäten. Diese Tools bieten einen strukturierten Ansatz zur Bewertung der Auswirkungen neuer Projekte oder Änderungen in der Datenverarbeitung und identifizieren potenzielle Datenschutzprobleme frühzeitig im Entwicklungsprozess. Sie unterstützen Unternehmen bei der Implementierung notwendiger Kontrollen und Maßnahmen zur Minimierung von Datenschutzrisiken und gewährleisten die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen.

DPIA-Tools führen Benutzer durch einen logischen Bewertungsprozess und bieten Vorlagen und Frameworks, die die Bewertungen projektübergreifend standardisieren. Sie umfassen Funktionen zur Dokumentation von Entscheidungen, zur Erfassung von Risiken und zur Entwicklung von Minderungsstrategien. Durch den Einsatz von DPIA-Tools können Unternehmen ihre Sorgfaltspflicht bei der Identifizierung und Minderung von Datenschutzauswirkungen nachweisen, was eine zentrale Anforderung der DSGVO für risikoreiche Verarbeitungsaktivitäten ist.

3. Tools zur Verwaltung der Rechte betroffener Personen

Tools zur Verwaltung der Rechte betroffener Personen sind für die Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit den Rechten der betroffenen Personen gemäß der DSGVO, wie z. B. Zugriff, Berichtigung und Löschung personenbezogener Daten, von entscheidender Bedeutung. Diese Tools bieten automatisierte Workflows für die effiziente Bearbeitung dieser Anfragen und gewährleisten schnelle Antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen.

Diese Tools erleichtern die Verfolgung und Dokumentation von Anfragen und sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen. Sie lassen sich außerdem in andere Datenverwaltungssysteme integrieren, um das Abrufen, Korrigieren oder Löschen von Daten zu optimieren.

Tipps vom Experten

Steve Moore ist Vice President und Chief Security Strategist bei Exabeam. Er entwickelt Lösungen zur Bedrohungserkennung und berät Kunden zu Sicherheitsprogrammen und der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen. Er ist Moderator des „The New CISO Podcast“, Mitglied des Forbes Tech Council und Mitbegründer von TEN18 bei Exabeam.

Meiner Erfahrung nach können Ihnen die folgenden Tipps dabei helfen, DSGVO-Tools zur Einhaltung der Vorschriften besser auszuwählen und zu nutzen:

Priorisieren Sie Echtzeit-Überwachungs- und Warnfunktionen: Stellen Sie sicher, dass Ihre DSGVO-Tools Echtzeit-Überwachungs- und Warnfunktionen bieten. So können Sie potenzielle Datenschutzverletzungen oder unbefugten Zugriff schnell erkennen und darauf reagieren. Das minimiert Compliance-Risiken und verkürzt die Reaktionszeiten bei Vorfällen.

Implementieren Sie automatisierte Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -löschung: Nutzen Sie Tools, die die Datenaufbewahrung und -löschung basierend auf vordefinierten Richtlinien automatisieren. Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird sichergestellt, dass Daten nur so lange wie nötig aufbewahrt und sicher gelöscht werden. Dies trägt zur Einhaltung der DSGVO-Vorgaben zur Datenminimierung und -aufbewahrung bei.

Nutzen Sie maschinelles Lernen für erweiterte Datenermittlung: Entscheiden Sie sich für DSGVO-Tools mit Algorithmen für maschinelles Lernen zur Datenermittlung. Diese erweiterten Funktionen können Muster erkennen und verborgene Daten in unstrukturierten Umgebungen aufdecken und so eine umfassendere Bestandsaufnahme personenbezogener Daten ermöglichen.

Verbessern Sie den Datenschutz durch automatisierte Datenklassifizierung: Implementieren Sie Tools, die Daten automatisch nach Sensibilität und Datenschutzeinfluss klassifizieren. Die automatisierte Klassifizierung hilft bei der Priorisierung von Schutzmaßnahmen für Hochrisikodaten und optimiert die Compliance, indem sie den korrekten Umgang mit verschiedenen Datentypen gewährleistet.

Nutzen Sie Tools mit Compliance-Funktionen für mehrere Rechtsräume: Entscheiden Sie sich für Tools, die Compliance-Unterstützung über die DSGVO hinaus bieten, beispielsweise für andere regionale Datenschutzbestimmungen (z. B. CCPA, LGPD). Tools für mehrere Rechtsräume vereinfachen das Compliance-Management für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind, und gewährleisten einheitliche Datenschutzpraktiken.

4. Tools zur Einwilligungsverwaltung

Consent-Management-Tools erfassen, verfolgen und verwalten Benutzereinwilligungen für Datenverarbeitungsaktivitäten – eine grundlegende Anforderung der DSGVO. Diese Tools erleichtern die Einholung einer gültigen Einwilligung der betroffenen Personen und stellen sicher, dass diese informiert, ausdrücklich und dokumentiert ist. Sie bieten Mechanismen zur einfachen Aktualisierung, Rücknahme oder Erneuerung der Einwilligung und gewährleisten so die Einhaltung der sich entwickelnden Datenschutzverpflichtungen.

Durch die Automatisierung der Einwilligungserfassung und -verwaltung helfen diese Tools Unternehmen dabei, den Einwilligungsstatus über verschiedene Plattformen und Interaktionen hinweg genau zu dokumentieren. Sie unterstützen Unternehmen beim Nachweis der DSGVO-Konformität bei Audits, indem sie detaillierte Einwilligungsprotokolle und -verläufe bereitstellen.

Erfahren Sie mehr in unserem ausführlichen Leitfaden zurDSGVO-Cookie-Einwilligung

5. Tools zur Datenverschlüsselung und Anonymisierung

Datenverschlüsselungs- und Anonymisierungstools sind entscheidend, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und den Datenschutz gemäß DSGVO zu gewährleisten. Verschlüsselungstools konvertieren sensible Informationen in für Unbefugte unlesbare Formate und gewährleisten so die Vertraulichkeit der Daten bei Speicherung und Übertragung. Anonymisierungstools entfernen hingegen dauerhaft identifizierende Elemente, sodass die Daten keine Personen mehr identifizieren können. Dies ermöglicht einen sicheren Datenaustausch und eine sichere Datenanalyse.

Der Einsatz dieser Tools schützt vor Datenlecks und gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze der DSGVO. Verschlüsselung bietet zusätzliche Sicherheit und erschwert Unbefugten den Zugriff auf vertrauliche Informationen. Anonymisierung unterstützt die Datennutzung für Geschäftsanalysen, ohne die Privatsphäre zu gefährden.

6. Tools für das Verletzungsmanagement und die Reaktion auf Vorfälle

Tools für das Breach Management und die Reaktion auf Vorfälle sind unerlässlich, um Datenschutzverletzungen umgehend zu beheben und die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Diese Tools bieten strukturierte Rahmenbedingungen für die Erkennung, Meldung und Eindämmung von Verstößen, die Reduzierung potenzieller Schäden und die Einhaltung gesetzlicher Meldefristen. Sie automatisieren den Prozess des Vorfallmanagements, indem sie Ereignisse protokollieren, relevante Mitarbeiter alarmieren und vordefinierte Reaktionsprotokolle bereitstellen.

Durch die Implementierung dieser Tools können Unternehmen effektiv auf Vorfälle reagieren und die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen auf den Betrieb und das öffentliche Image minimieren. Sie ermöglichen die schnelle Identifizierung von Verletzungsquellen, unterstützen Eindämmungsmaßnahmen und helfen bei der rechtzeitigen Benachrichtigung betroffener Personen und Behörden.

7. Risikomanagement-Tools von Drittanbietern

Tools zum Risikomanagement von Drittanbietern bewerten und verwalten die Risiken, die mit der Weitergabe personenbezogener Daten an externe Partner oder Anbieter verbunden sind. Diese Tools automatisieren die Bewertung der DSGVO-Konformität von Drittanbietern und stellen sicher, dass externe Datenprozesse den gesetzlichen Standards entsprechen. Sie bieten Überwachungs- und Berichtsfunktionen zur kontinuierlichen Verfolgung der Risikoprofile von Drittanbietern.

Mithilfe dieser Tools können Unternehmen potenzielle Compliance-Lücken und Sicherheitsrisiken in Beziehungen zu Drittparteien identifizieren. Sie erleichtern Due-Diligence-Prozesse und unterstützen vertragliche und betriebliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten.

8. Tools zur Compliance-Überwachung und -Berichterstattung

Compliance-Monitoring- und Reporting-Tools sind für die kontinuierliche Einhaltung der DSGVO unerlässlich. Sie ermöglichen die Überwachung der Datenschutzpraktiken im gesamten Unternehmen und automatisieren die Erfassung und Analyse von Compliance-Daten. Diese Tools erstellen regelmäßig Berichte und Dashboards, die Einblicke in den Compliance-Status bieten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzeigen.

Mit Funktionen wie Prüfpfaden und automatisierten Warnmeldungen gewährleisten Compliance-Tools eine kontinuierliche Überwachung und die schnelle Erkennung von Compliance-Problemen. Sie ermöglichen es Unternehmen, die Einhaltung der DSGVO-Praktiken bei Audits und Überprüfungen nachzuweisen.

Best Practices für die Auswahl von DSGVO-Tools

Bewerten Sie die spezifischen DSGVO-Anforderungen Ihres Unternehmens

Um die spezifischen DSGVO-Anforderungen zu bewerten, müssen die Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten verstanden und die potenziellen Risiken ihrer Verarbeitung identifiziert werden. Unternehmen müssen ihre Datenprozesse bewerten, die Anwendbarkeit der DSGVO auf ihre Geschäftstätigkeit bestimmen und Bereiche priorisieren, die Compliance-Unterstützung benötigen.

Unternehmen profitieren von einer gründlichen internen Überprüfung ihres Datenlebenszyklus, einschließlich der Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Entsorgung. Diese Bewertung schafft Klarheit über die spezifischen Funktionen und Fähigkeiten, die DSGVO-Tools benötigen, und gewährleistet einen zielgerichteten und effizienten Compliance-Ansatz.

Bewerten Sie die Toolfunktionen anhand der DSGVO-Anforderungen

Die Bewertung der Tool-Funktionen anhand der DSGVO-Anforderungen ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Compliance-Lösungen. Unternehmen müssen Tools finden, deren Funktionen den spezifischen DSGVO-Vorgaben entsprechen, wie z. B. Datenschutz durch Technikgestaltung, Einwilligungsmanagement und Auskunftserteilung. Die Bewertung der Funktionalität dieser Tools anhand der technischen und verfahrenstechnischen Kriterien der DSGVO gewährleistet die Unterstützung der Compliance-Bemühungen.

Dieser Evaluierungsprozess umfasst einen gründlichen Vergleich der Tool-Funktionen sowie die Überprüfung des Automatisierungsgrades, der Integrationsmöglichkeiten und der Berichtsfunktionen. Es ist wichtig, Tools auszuwählen, die nicht nur die obligatorischen Compliance-Aufgaben erfüllen, sondern auch die betriebliche Effizienz steigern.

Interoperabilität und Integration berücksichtigen

Die Berücksichtigung von Interoperabilität und Integration ist für die nahtlose Implementierung von DSGVO-Tools in bestehende IT-Systeme unerlässlich. Unternehmen sollten Tools wählen, die sich problemlos in ihre bestehenden Systeme und Prozesse integrieren lassen, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten und Störungen zu reduzieren. Durch die Priorisierung der Interoperabilität wird sichergestellt, dass DSGVO-Tools effektiv mit anderen Plattformen kommunizieren können, was die Datengenauigkeit und die betriebliche Effizienz verbessert.

Die Bewertung der Integrationsmöglichkeiten erfordert die Prüfung der Kompatibilität der vorgeschlagenen Tools mit der vorhandenen Softwareinfrastruktur, einschließlich Datenbanken, CRM-Systemen und Data Warehouses. Die Gewährleistung einer starken Interoperabilität verkürzt die Implementierungszeit und trägt zur Aufrechterhaltung konsistenter Datenverwaltungspraktiken bei.

Bewerten Sie Skalierbarkeit und Flexibilität

Bei der Auswahl von DSGVO-Tools ist die Bewertung von Skalierbarkeit und Flexibilität entscheidend. Nur so können sie mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen und sich an veränderte regulatorische Rahmenbedingungen anpassen. Skalierbare Tools bewältigen steigende Datenmengen und -komplexität ohne Leistungseinbußen und berücksichtigen die Expansion des Unternehmens oder sich entwickelnde Datenverarbeitungsaktivitäten.

Flexible Tools ermöglichen die Anpassung an spezifische Geschäftsanforderungen und bieten Anpassungsfähigkeit an Aktualisierungen der DSGVO oder neuer Datenschutzgesetze. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Unternehmen auch bei regulatorischen Änderungen die Compliance aufrechterhalten können.

DSGVO-Konformität mit Exabeam

Exabeam unterstützt Unternehmen dabei, sowohl die technologischen als auch die betrieblichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, darunter:

• Reduzierung externer Bedrohungen: Exabeam arbeitet mit bestehenden Sicherheitslösungen zusammen und nutzt maschinelles Lernen und Verhaltensanalysen, um ungewöhnliche Aktivitäten zu identifizieren, die auf den Versuch eines Angreifers hindeuten könnten, Daten zu finden und darauf zuzugreifen. Die Bedrohungszeitleisten Exabeam kombinieren Ereignisse aus Anomalien und Korrelationsregeln, um Ereignisse nach Benutzer oder Gerät zu gruppieren.
• Reduzierung interner Bedrohungen: Exabeam arbeitet mit Identitäts- und Zugriffsverwaltungslösungen zusammen, um Sicherheitsvorfälle zu verhindern, die durch versehentlichen oder böswilligen Missbrauch zugewiesener Berechtigungen entstehen. Durch die Kennzeichnung von Aktivitäten, die für einen bestimmten Benutzer nicht der Norm entsprechen, hilft Exabeam potenzielle Vorfälle zu erkennen, die zu Datendiebstahl führen könnten. Ideale Protokollquellen, die Anwendungsfällen zugeordnet sind, und das MITRE ATT&CK ^Ⓡ-Framework zeigen, welche Tools im Sicherheitsarsenal kombiniert werden können, um ein klares Bild der Ereignisse zu zeichnen.

Visualisierung und Dashboards: Exabeam bietet übersichtliche, Compliance-basierte DSGVO-Dashboards zum einfachen Herunterladen, Exportieren oder regelmäßigen E-Mail-Versand zur Unterstützung der DSGVO-Vorgaben und der Anforderungen des Datenschutzbeauftragten. Dies gilt für Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen, wie z. B. einen jährlichen Bruttoumsatz von über 25 Millionen US-Dollar oder die Verarbeitung von Daten von 50.000 oder mehr Verbrauchern, Haushalten oder Geräten.