Compliance-Management: Prozesse, Vorschriften und Tools [Leitfaden 2026]

Was ist Compliance-Management?

Compliance-Management gleicht organisatorische Abläufe und Richtlinien an spezifischen Regeln, Standards und Gesetzen aus. Es unterstützt Unternehmen dabei, die für ihr Unternehmen, ihre Branche und ihre Rechtsordnung relevanten Anforderungen umzusetzen und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter diese Regeln einhalten.

Compliance-Management umfasst die Festlegung und Durchsetzung verschiedener Mechanismen, darunter Verfahren, Richtlinien, interne und externe Audits, Dokumentation, technologische Durchsetzung und Sicherheitskontrollen. Ziel ist es, die Compliance im gesamten Unternehmen sicherzustellen und zu überprüfen, die Einhaltung gegenüber externen Prüfern nachzuweisen und das Unternehmen vor Compliance-Risiken wie Bußgeldern, Strafen und Reputationsschäden zu schützen.

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Warum ist Compliance wichtig?

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

Verbesserung der Sicherheit – Alle Organisationen sind dem Risiko von Cyberangriffen, Sicherheitsverletzungen und daraus resultierendem Datenverlust ausgesetzt. Die Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards trägt dazu bei, die Sicherheitskontrollen eines Unternehmens zu verschärfen und seine Sicherheitslage zu verbessern. Dies reduziert das Risiko erfolgreicher Cyberangriffe, die einem Unternehmen großen Schaden zufügen können.

Erhöhtes Kundenvertrauen – Unternehmen, die die gesetzlichen Vorschriften einhalten, können ihren Stakeholdern zeigen, dass sie bestimmte Standards erfüllen und von einer offiziellen Regulierungsbehörde zertifiziert sind. Die Einhaltung dieser Vorschriften trägt dazu bei, die Ethik, Integrität und Zuverlässigkeit des Unternehmens zu beweisen und so seine Wettbewerbsposition zu stärken.

Einhaltung von Vorschriften – Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für bestimmte Branchen und Rechtsräume obligatorisch. Jede Organisation muss bestimmte Vorschriften innerhalb ihres Geschäfts- und Wirtschaftsumfelds einhalten. Gesundheitsorganisationen und Finanzinstitute müssen beispielsweise die Anforderungen an Datenschutz, Verbraucherdatenschutz und Cybersicherheit erfüllen.

Umgang mit Compliance-Risiken: Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu Disziplinarmaßnahmen wie Lizenzentzug, Kundenverlust, Geldstrafen und -verlusten sowie Reputationsschäden führen. Ein wirksames Compliance-Programm schützt das Unternehmen vor diesen Risiken.

Der Compliance-Management-Prozess

Identifizierung der Anforderungen

Der erste Schritt im Compliance-Management besteht darin, alle relevanten gesetzlichen, regulatorischen und branchenspezifischen Verpflichtungen zu identifizieren, die das Unternehmen einhalten muss. Dazu müssen sowohl externe Vorschriften als auch interne Richtlinien basierend auf den Geschäftstätigkeiten, dem geografischen Standort und der Branche des Unternehmens recherchiert werden. Zu den wichtigsten zu überprüfenden Bereichen gehören Datenschutzgesetze wie die DSGVO, branchenspezifische Vorschriften wie HIPAA für das Gesundheitswesen, Finanzvorschriften wie SOX und Umweltstandards.

Einschätzung des Ist-Zustands

Sobald die Compliance-Anforderungen identifiziert sind, muss das Unternehmen seinen aktuellen Grad der Einhaltung dieser Standards bewerten. Dazu wird eine detaillierte Lückenanalyse durchgeführt, bei der bestehende Richtlinien, Verfahren und Kontrollmechanismen anhand der identifizierten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen geprüft werden. Interne Audits, Risikobewertungen und Interviews mit Schlüsselmitarbeitern aus Abteilungen wie Recht, Personal, IT und Finanzen helfen dabei, Schwachstellen oder Compliance-Verstöße zu identifizieren.

Entwicklung von Richtlinien und Verfahren

Nach der Bewertung muss das Unternehmen seine Compliance-Richtlinien und -Verfahren weiterentwickeln oder überarbeiten, um etwaige Lücken zu schließen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Richtlinien dienen als Rahmen für die Compliance-Bemühungen innerhalb des Unternehmens. Jede Richtlinie sollte die Regeln, Verantwortlichkeiten und betrieblichen Leitlinien klar definieren, die die Mitarbeiter zur Einhaltung der Compliance einhalten müssen. Datenschutzrichtlinien könnten beispielsweise detailliert beschreiben, wie Kundeninformationen gespeichert und abgerufen werden, während Cybersicherheitsrichtlinien Protokolle für die Sicherung von Netzwerken und den Umgang mit Sicherheitsverletzungen festlegen.

Implementierung von Kontrollen

Sobald die erforderlichen Richtlinien und Verfahren festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, Kontrollen zu implementieren, die die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen gewährleisten. Diese Kontrollen lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

• Technische Kontrollen: Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Verschlüsselung, Zugriffskontrollsysteme und Software zur Verhinderung von Datenverlust zum Schutz vertraulicher Informationen.
• Operative Kontrollen: Einrichten von Genehmigungsworkflows, Trennen von Aufgaben und Aufrechterhalten klarer Prüfpfade für Transaktionen und Entscheidungen.
• Administrative Kontrollen: Durchsetzung von Richtlinien durch die Aufsicht des Managements und Beauftragung von Compliance-Beauftragten zur Überwachung bestimmter Risikobereiche.

In manchen Branchen sind möglicherweise externe Zertifizierungen oder Bewertungen durch Dritte erforderlich, um die ordnungsgemäße Funktion der Kontrollen zu überprüfen. Die Implementierung robuster Kontrollen in allen Geschäftsprozessen ist entscheidend, um die fortlaufende Compliance sicherzustellen und das Unternehmen vor internen und externen Risiken zu schützen.

Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme

Compliance lässt sich nicht allein durch Richtlinien erreichen. Sie erfordert gut informierte Mitarbeiter, die ihre Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften verstehen. Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme stellen sicher, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen über die gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien informiert sind, die sie einhalten müssen. Diese Programme sollten auf die spezifischen Verantwortlichkeiten der einzelnen Abteilungen oder Rollen zugeschnitten sein. Beispielsweise benötigen IT-Teams möglicherweise umfassende Schulungen zu Best Practices in Datensicherheit und Cybersicherheit, während sich Kundenservice-Teams auf Datenschutzbestimmungen und Verbraucherrechte konzentrieren.

Überwachung und Auditierung

Kontinuierliches Monitoring und Auditierung sind entscheidend, um die Wirksamkeit und Aktualität der Compliance-Maßnahmen sicherzustellen. Die Überwachung umfasst die regelmäßige Verfolgung von Compliance-Kennzahlen, wie z. B. der Anzahl von Vorfällen, Verstößen oder Abweichungen von etablierten Verfahren. Automatisierte Systeme können dabei helfen, indem sie Echtzeitwarnungen bereitstellen und Berichte für das Management erstellen. Regelmäßige interne Audits sollten durchgeführt werden, um die Compliance in allen Abteilungen zu überprüfen und neu auftretende Risiken oder Bereiche der Nichteinhaltung zu identifizieren. Externe Audits können auch von Aufsichtsbehörden oder Branchenverbänden verlangt werden, um die Einhaltung bestimmter Standards zu überprüfen.

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Was ist Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC)?

Governance, Risk und Compliance (GRC) hilft Unternehmen dabei, die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen unternehmensweiten Risikomanagementprogrammen, Corporate-Governance-Richtlinien und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu bewältigen.

Dabei geht es darum, einen synthetisierten Ansatz zur Koordinierung der Personen, Technologien und Prozesse zu entwickeln, die für die Verwaltung von Governance, Risiken und Compliance erforderlich sind, und dabei die Ineffizienzen und Missverständnisse eines isolierten Ansatzes zu minimieren.

Datenverwaltung

Data Governance umfasst die Verwaltung von Datenverfügbarkeit, -nutzbarkeit, -sicherheit und -integrität in Unternehmenssystemen. Organisationen implementieren Data Governance, um sicherzustellen, dass Daten gemäß ihren individuellen Datenstandards und -richtlinien verwendet und abgerufen werden. Sie trägt dazu bei, dass Daten erhalten bleiben:

• Konsequent und vertrauenswürdig
• Geschützt vor unbefugtem Zugriff und Änderungen
• Datenschutzkonform

Ein Data-Governance-Programm besteht normalerweise aus:

• Ein Governance-Team
• Ein Lenkungsausschuss fungiert als Leitungsgremium
• Eine Gruppe von Datenverwaltern

Alle Beteiligten arbeiten gemeinsam an der Entwicklung von Standards und Richtlinien für die Datenverwaltung. Die Hauptverantwortung für die Implementierung und Durchsetzung dieser Verfahren liegt bei den Datenverwaltern. Auch andere Stellen im Unternehmen können an diesem Prozess beteiligt sein, darunter Führungskräfte, Datenmanagementteams und IT-Mitarbeiter.

Compliance-Rahmenwerke

Ein Compliance-Framework umfasst eine Reihe von Richtlinien, die die organisatorischen Prozesse zur Einhaltung von Vorschriften, Gesetzen und Spezifikationen beschreiben. Es beschreibt alle für das Unternehmen relevanten regulatorischen Standards sowie die internen Kontrollen und Verfahren, die das Unternehmen zur Einhaltung der Vorschriften einführt. Ein Compliance-Framework kann Folgendes umfassen:

• Kommunikationsprozesse
• Governance-Praktiken zur Einhaltung der Compliance
• Risikokontrollen
• Eine Liste sich überschneidender Compliance-Prozesse

ITGC und interne Kontrollen

Interne Kontrollen umfassen alle organisatorischen Regeln, Verfahren und Mechanismen, die zur Förderung der Rechenschaftspflicht, zur Gewährleistung der Integrität von Finanz- und Buchhaltungsinformationen und zur Betrugsprävention implementiert wurden. Die wichtigsten Funktionen interner Kontrollen sind:

• Einhaltung von Regeln und Vorschriften
• Verhindern Sie, dass Mitarbeiter Betrug begehen oder Vermögenswerte stehlen
• Verbessern Sie die Aktualität und Genauigkeit der Finanzberichterstattung

Allgemeine Kontrollen der Informationstechnologie (ITGC) sind interne Kontrollen, die eine Reihe von Richtlinien für Kontrollsysteme definieren. Hier sind die wichtigsten Bereiche, die von ITGC abgedeckt werden:

• Zugriffskontrolle auf Daten, Anwendungen, Computerinfrastruktur und physische Einrichtungen.
• Sicherheit und Compliance.
• Kontrollen des Änderungsmanagements.
• Betriebskontrollen für Computersysteme.
• Sicherung und Wiederherstellung.

Funktionstrennung (SoD)

Funktionstrennung (SoD) ist eine interne Kontrollmaßnahme, die Unternehmen hilft, Fehler bei Finanztransaktionen und Betrug zu vermeiden. Das Kernprinzip von SoD besteht darin, zwei oder mehr Rollen für die Ausführung einer bestimmten kritischen Aufgabe zu benennen, die sich auf die Finanzberichterstattung auswirken oder finanzielle Konsequenzen haben kann.

SoD stellt sicher, dass eine Person niemals zu viel Kontrolle hat. Unternehmen können dies erreichen, indem sie Aufgaben in mehrere Aufgaben aufteilen, die mehreren Personen zugewiesen werden, oder indem sie vor der Fertigstellung die Genehmigung einer anderen Partei einholen. Idealerweise sollte SoD auf anfällige, unternehmenskritische Komponenten angewendet werden.

Datenherkunft

Datenherkunft bezeichnet die Nachverfolgung und Visualisierung von Daten, während diese verschiedene Systeme, Prozesse und Transformationen innerhalb einer Organisation durchlaufen. Sie bietet eine klare Übersicht darüber, woher Daten stammen, wie sie verändert werden und wo sie gespeichert oder verwendet werden.

Die Nachverfolgung der Datenherkunft ist unerlässlich für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das Datenqualitätsmanagement und die Ursachenanalyse. Sie ermöglicht es Unternehmen, den Datenfluss zu verstehen, Anomalien zu erkennen und Probleme bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen.

Typische Bestandteile der Datenherkunft sind:

• Datenquellen und Eingabesysteme
• Transformations- und Verarbeitungsschritte
• Datenspeicherorte
• Datenkonsumenten wie Dashboards oder Anwendungen

Tools, die eine automatisierte Datenherkunftsanalyse unterstützen, können dazu beitragen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und einen nahezu Echtzeit-Einblick in komplexe Datenökosysteme zu ermöglichen.

Mehr dazu erfahren Sie im ausführlichen Leitfaden zurDatenherkunft.

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Datenschutzbestimmungen

Hier sind einige der wichtigsten Bestimmungen zum Datenschutz weltweit.

Die Europäische Union: DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein einheitliches, EU-weites Datenschutzgesetz. Das Europäische Parlament verabschiedete die DSGVO im April 2016. Das Gesetz trat im Mai 2018 in Kraft und ersetzte die EU-Datenschutzrichtlinie von 1995.

Die DSGVO soll die Transparenz von Unternehmen gewährleisten und die Rechte von Einzelpersonen in Bezug auf ihre Daten erweitern. Sie verpflichtet Unternehmen, im Falle einer Datenschutzverletzung alle betroffenen Personen und eine Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden zu benachrichtigen. Die DSGVO gilt für alle Daten von EU-Bürgern, unabhängig vom Standort des Unternehmens. Sie gilt auch für Nicht-EU-Bürger, deren Daten in der EU gespeichert sind.

Kalifornien: CCPA

Der California Consumer Privacy Act (CCPA) ist ein Gesetz des Bundesstaates Kalifornien, das die Rechte von Einzelpersonen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten (PII) definiert. Es trat im Juni 2018 in Kraft. Der CCPA garantiert den Einwohnern Kaliforniens verschiedene Rechte zur Kontrolle ihrer Daten, darunter:

• Kenntnis der gesammelten personenbezogenen Daten.
• Kenntnis von der Offenlegung oder dem Verkauf ihrer Informationen.
• Recht, den Verkauf von Informationen abzulehnen.
• Zugriff auf persönliche Informationen.
• Anspruch auf gleichen Service und Preis.

Brasilien: LGPD

Das Allgemeine Gesetz zum Schutz Personenbezogene Daten (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais auf Portugiesisch) ist das brasilianische Datenschutzgesetz und seit 2020 in Kraft. Es sieht ähnliche Verpflichtungen wie die DSGVO zur Regelung des Umgangs mit personenbezogenen Daten vor. Das LGPD gilt für alle Organisationen, die Daten brasilianischer Einwohner verarbeiten, unabhängig vom Standort.

Bei Nichteinhaltung des Gesetzes drohen Geldstrafen von bis zu 2 % des Umsatzes bzw. 50 Millionen R$ (ca. 12 Millionen US-Dollar).

Japan: APPI

Das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (APPI) ist das japanische Äquivalent zur DSGVO und schreibt strenge Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien für alle Personen und Organisationen vor, die personenbezogene Daten japanischer Einwohner verarbeiten. Das APPI gilt allgemein für die Erhebung, Speicherung, Nutzung und den Austausch von Daten. Das Gesetz trat im Juni 2020 in Kraft und wird alle drei Jahre aktualisiert.

Zu den wichtigsten Bestimmungen des APPI gehören:

• Meldepflicht – Unternehmen müssen Verstöße der japanischen Personal Information Protection Commission (PPC) melden.
• Einwilligung der betroffenen Person: Unternehmen müssen die Einwilligung der betroffenen Personen einholen, bevor sie deren Daten erfassen. Auch die Nutzer müssen der Datenweitergabe zustimmen.
• Universalität – das Gesetz gilt für ausländische Personen und Unternehmen, die mit japanischen personenbezogenen Daten umgehen. Der PCC kann mit ausländischen Behörden zusammenarbeiten, um Täter zu finden und zu bestrafen.

Kanada: DCIA

Der Digital Charter Implementation Act (DCIA) ist Kanadas Datenschutzgesetz. Er umfasst den Consumer Privacy Protection Act (CPPA), der regelt, wie Organisationen personenbezogene Daten erheben, verwenden und offenlegen. Das kanadische Parlament verabschiedete das Gesetz im November 2020 und ersetzte damit den Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

Zu den Bestimmungen des DCIA gehören:

• Verantwortung Dritter – Drittanbieter müssen ebenfalls die DCIA einhalten. Das Unternehmen ist für alle Datenschutzverletzungen verantwortlich, einschließlich Problemen mit Dritten.
• Unternehmensweite Bekanntheit – alle Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens müssen mit dem DCIA vertraut sein.
• Ethischer Einsatz von KI-Systemen – die DCIA legt den Schwerpunkt auf KI-Systeme zur Entscheidungsfindung, die es Einzelpersonen ermöglichen, zu sehen, wie Vorhersagealgorithmen ihre Informationen verwenden.

Indien: PDP

Das Gesetz zum Schutz Personenbezogene Daten Protection, PDP) trat 2019 in Kraft und ersetzte den Information Technology Act aus dem Jahr 2000. Angesichts der großen Bevölkerung Indiens kann dieses Datenschutzgesetz viele Organisationen außerhalb Indiens betreffen.

Zu den PDP-Bestimmungen gehören:

• Ausnahmeregelung für die Regierung – Der Hauptunterschied zwischen dem indischen PDP und ähnlichen Gesetzen wie der DSGVO besteht in der Ausnahmeregelung für die indische Regierung. Sie erlaubt es der Regierung, alle Daten zu sammeln, die sie für notwendig erachtet.
• Breiter Geltungsbereich – ein weiterer Unterschied besteht darin, dass das PDP sowohl für personenbezogene als auch für nicht personenbezogene Daten gilt.
• Hindernis für KI – der PDP-Gesetzentwurf schränkt die Datenverarbeitung stark ein und behindert so KI-Innovationen in Indien.

VAE: DIFC-Datenschutzgesetz

Das Datenschutzgesetz des Dubai International Financial Center (DIFC) wurde 2020 erlassen, um den Datentransfer zwischen den Vereinigten Arabischen Emiraten und der EU sowie Großbritannien zu ermöglichen. Es ähnelt weitgehend der DSGVO, weist jedoch geringfügige Unterschiede bei den Bestimmungen zur Ernennung des Datenschutzbeauftragten und den Strafen auf.

Das DIFC legt Wert auf internationales Geschäft und vereinfachte Geschäftsabläufe. Als zweitgrößte Volkswirtschaft der Region erwarten die VAE, dass die Gesetzgebung Auswirkungen auf die große arabische Welt haben wird.

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Andere Compliance-Standards

Sarbanes-Oxley Act (SOX)

Im Jahr 2002 verabschiedete der US-Kongress den Sarbanes-Oxley Act (SOX). Er legte Regeln zum Schutz der Öffentlichkeit vor betrügerischen Praktiken von Unternehmen fest. Ziel des Gesetzes ist es, die Transparenz der Finanzberichterstattung zu erhöhen und Unternehmen zu einem formalisierten System der gegenseitigen Kontrolle zu verpflichten.

Die Einhaltung des SOX-Standards ist sowohl eine gesetzliche Verpflichtung als auch eine gute Geschäftspraxis. Unternehmen sollten sich ethisch verhalten und den Zugriff auf interne Finanzsysteme sorgfältig kontrollieren. Die Implementierung von SOX-Finanzsicherheitskontrollen bietet den Vorteil, das Unternehmen vor Insider-Bedrohungen, Datendiebstahl und Cyberangriffen zu schützen.

PCI DSS

Im Jahr 2004 setzten Visa, MasterCard, Discover Financial Services, JCB International und American Express mit dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) einen Sicherheitsstandard. Der vom Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC) überwachte Sicherheitsstandard soll Kredit- und Debitkartentransaktionen vor Datendiebstahl und Betrug schützen.

PCI SSC hat keine rechtliche Autorität. Die Einhaltung des PCI DSS ist jedoch für jedes Unternehmen, das Kredit- oder Debitkartentransaktionen abwickelt, ein Muss. Die PCI-Zertifizierung ist der Prozess der Implementierung und Überprüfung, ob ein Unternehmen über ausreichende Sicherheitskontrollen zum Schutz der Karteninhaberdaten verfügt.

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HIPAA

Der Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) legt die Anforderungen für US-Organisationen fest, die Gesundheits- und medizinische Daten verwalten. Ziel ist es, die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten.

HIPAA schreibt vor, dass alle elektronischen Gesundheitsakten durch Verschlüsselung und strenge Zugriffskontrollen geschützt werden müssen. Die Standards gelten sowohl für innerhalb einer Organisation gespeicherte als auch für mit anderen geteilte Akten. Das bedeutet, dass Aktivitäten wie E-Mails und Dateiübertragungen überwacht, geschützt und kontrolliert werden müssen.

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SOC 2

Service Organization Control 2 (SOC 2) ist ein vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) entwickelter Compliance-Standard. Er gilt für Technologie- und Cloud-Computing-Unternehmen, die Kundendaten verarbeiten. SOC 2 konzentriert sich auf fünf Kriterien für vertrauenswürdige Dienste: Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz.

Die Einhaltung der SOC-2-Vorgaben verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung und Befolgung strenger Richtlinien und Verfahren zur Informationssicherheit. Diese müssen dokumentiert und system- und betriebsübergreifend durchgesetzt werden. Im Gegensatz zu präskriptiven Standards ist SOC 2 flexibel: Unternehmen definieren ihre Kontrollen selbst, und unabhängige Wirtschaftsprüfer bewerten, inwieweit diese die Vertrauenskriterien erfüllen.

Es gibt zwei Arten von SOC-2-Berichten: Typ I bewertet Kontrollen zu einem bestimmten Zeitpunkt, während Typ II deren operative Wirksamkeit über einen bestimmten Zeitraum beurteilt. Viele Kunden fordern im Rahmen der Lieferantenprüfung einen Bericht vom Typ II an, bevor sie sensible Daten weitergeben.

Mehr dazu erfahren Sie in den ausführlichen Leitfäden zurSOC-2-Konformität.

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NIS2

Die Richtlinie 2 über Netz- und Informationssicherheit (NIS2) ist eine Cybersicherheitsrichtlinie der Europäischen Union, die im Januar 2023 in Kraft trat. Sie aktualisiert die ursprüngliche NIS-Richtlinie, um den wachsenden Bedrohungen kritischer Infrastrukturen und digitaler Dienste zu begegnen. NIS2 erweitert den Kreis der betroffenen Einrichtungen, schreibt strengere Risikomanagementpraktiken vor und führt klarere Fristen für die Meldung von Sicherheitsvorfällen ein.

Gemäß NIS2 müssen wichtige Einrichtungen in Sektoren wie Gesundheitswesen, Energie, Finanzen, Transport und digitaler Infrastruktur robuste Cybersicherheitsrichtlinien und technische Kontrollen implementieren. Dazu gehören Risikobewertungen, Notfallpläne, Lieferkettensicherheit und regelmäßige Audits. Verstöße können zu Bußgeldern und Reputationsschäden führen.

NIS2 gilt für Unternehmen, die in der EU tätig sind oder Dienstleistungen für EU-Bürger anbieten, auch wenn sie ihren Sitz außerhalb der EU haben. Die Vorbereitung auf NIS2 umfasst die Identifizierung der betroffenen Systeme und Daten, die Abstimmung der Sicherheitsmaßnahmen mit den Richtlinienvorgaben und die Sicherstellung der Verantwortlichkeit der Unternehmensführung für die Cybersicherheits-Governance.

Mehr dazu erfahren Sie in den ausführlichen Leitfäden zur NIS2-Konformität (in Kürze verfügbar).

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[Checkliste] DORA-Konformitätscheckliste

DORA

Der Digital Operational Resilience Act (DORA) ist eine Verordnung der Europäischen Union zur Stärkung der IT-Sicherheit von Finanzinstituten. Sie wurde im November 2022 verabschiedet und trat im Januar 2025 vollständig in Kraft.

DORA legt einheitliche Cybersicherheitsanforderungen für Banken, Versicherungen, Wertpapierfirmen und andere in der EU tätige Finanzinstitute fest. Die Verordnung gilt auch für Drittanbieter, darunter Cloud-Computing, Datenanalyse und IT-Management-Dienste.

Ziel von DORA ist die Schaffung eines sichereren und harmonisierten Finanzsektors, um die Risiken von Cyberangriffen und IT-Störungen in der gesamten EU zu verringern.

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Compliance in regulierten Branchen

In einigen Sektoren gelten zusätzlich zu den allgemeineren Datenschutz- und Sicherheitsstandards branchenspezifische Vorschriften und Standards.

Compliance im Finanzsektor

Finanzdienstleister unterliegen zahlreichen nationalen und internen Vorschriften, die sich häufig weiterentwickeln. Jedes Gesetz kann regulierte Daten unterschiedlich definieren und den Schwerpunkt auf Datentypen wie nicht öffentliche personenbezogene Daten (NPI), persönlich identifizierbare Informationen (PII) und sensible personenbezogene Daten (SPI) legen.

Zu den wichtigsten Vorschriften für Finanzinstitute zählen:

• Know Your Customer (KYC) – erforderliche Verfahren, die es Organisationen ermöglichen, die Identität von Kunden zu überprüfen und ihr Risikoniveau einzuschätzen.
• Bekämpfung der Geldwäsche (AML) – verschiedene Verfahren, einschließlich KYC, um verdächtige Transaktionen zu identifizieren und zu blockieren.
• Comprehensive Capital Analysis and Review (CCAR) – bietet einen Rahmen für die Bewertung und Regulierung von Finanzinstituten und Banken.
• Basler Ausschuss für Bankenaufsicht (BCBS 239) – verbessert die Erfassung von Bankrisikodaten und die Risikoberichterstattung.
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – regelt, wie Finanzinstitute ihre Datenschutzrichtlinien, Finanzunterlagen und Berichte pflegen.
• Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) – verpflichtet Finanzinstitute, die Sicherheit und Vertraulichkeit nicht öffentlicher Daten zu wahren.
• Die Cybersecurity Regulation des New York Department of Financial Services (NYS DFS CRR 500) regelt, wie Finanzdienstleister private Informationen vor Cyberbedrohungen schützen.
• National Institute of Standards and Technology Cybersecurity Framework (NIST CSF) – bietet Richtlinien zum Umgang mit Datenschutzrisiken.
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) – verlangt von Organisationen, Zahlungskartendaten mit einer Reihe sicherer Verarbeitungs-, Speicher- und Übertragungspraktiken zu handhaben.

Compliance im Gesundheitswesen

Gesundheitsdienstleister müssen verschiedene rechtliche, ethische und berufliche Standards einhalten. Die Einhaltung der Vorschriften im Gesundheitswesen ist aufgrund der sich ständig ändernden Vorschriften kompliziert.

In den USA überwachen mehrere staatliche und bundesstaatliche Behörden die Einhaltung der Gesundheitsvorschriften. Dazu gehören:

• Die Food and Drug Administration (FDA) – die Herstellung und der Verkauf von Medikamenten.
• Die Drug Enforcement Administration (DEA) setzt die FDA-Vorschriften durch.
• Das Gesundheitsministerium (HHS) prüft Gesundheitsdienstleister, um Betrug zu verhindern.

Zu den wichtigen Gesundheitsvorschriften gehören:

• Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) – erlassen 1996 – schützt vertrauliche Patientendaten und regelt, wie Organisationen Daten verwenden, speichern und weitergeben dürfen. Er legt auch die Strafen für Verstöße fest.
• Der Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH) – erlassen im Jahr 2009 – schreibt Audits bei medizinischem Fachpersonal vor, um die Einhaltung des HIPAA sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung sind Strafen vorgesehen.
• Der Emergency Medical Treatment and Labor Act (EMTALA) – erlassen im Jahr 1986 – verpflichtet Krankenhäuser, alle Patienten in der Notaufnahme unabhängig von ihrer Versicherung oder Zahlungsfähigkeit zu behandeln und zu stabilisieren.
• Patient Safety and Quality Improvement Act (PSQIA) – erlassen im Jahr 2005, schützt Mitarbeiter im Gesundheitswesen, die unsichere Arbeitsbedingungen melden.
• Das Anti-Kickback-Gesetz (AKBS) verhindert die Ausbeutung des Gesundheitssystems zu finanziellen Vorteilen und verbietet Bestechungsgelder im Austausch für Überweisungen zu Leistungen, die vom staatlichen Gesundheitssystem abgedeckt werden. Verstöße gegen das AKBS sind strafbar.
• Das Stark-Gesetz schützt vor Missbrauch und Betrug im Gesundheitswesen und verbietet Ärzten, Patienten an Leistungserbringer zu überweisen, mit denen sie eine finanzielle Vereinbarung haben.

Compliance im digitalen Handel

E-Commerce entwickelt sich zu einem wichtigen Wirtschaftsfaktor und ist Gegenstand zahlreicher Regulierungen. In den USA ist die Federal Trade Commission (FTC) die zuständige Regierungsbehörde für die Regulierung des E-Commerce. Sie überwacht Online-Werbung und E-Commerce-Marketingaktivitäten und berät Unternehmen zum Schutz der Privatsphäre ihrer Kunden.

In der Europäischen Union verlangt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von allen Organisationen, die in der EU geschäftlich tätig sind – auch wenn sie keine Niederlassungen in der EU haben –, dass sie alle personenbezogenen Daten (PII), die sie von EU-Bürgern erheben, sorgfältig schützen.

Der PCI Security Standards Council (PCI) hat den PCI Data Security Standard (PCI DSS) entwickelt, der für alle Unternehmen gilt, die Daten von Kreditkarteninhabern verarbeiten oder speichern. Der Standard enthält detaillierte Verfahren für den ordnungsgemäßen Umgang mit und die Speicherung sensibler Daten. Je nach Umsatzvolumen müssen Unternehmen entweder eine Selbstprüfung durchführen oder sich einer externen Prüfung unterziehen.

Cloud-Compliance

Cloud-Technologie spielt in vielen Branchen eine entscheidende Rolle. Daher wird die Einhaltung der Cloud-bezogenen Vorschriften immer wichtiger.

Cloud-Compliance umfasst die Einhaltung von Vorschriften zum Datenschutz, zur Privatsphäre und zur Sicherheit. Dies kann alles umfassen, von der Gewährleistung einer sicheren Datenübertragung über die Aufrechterhaltung angemessener Zugriffskontrollen bis hin zum Schutz vor Datenlecks.

Die Einhaltung der Cloud-Compliance erfordert ein Verständnis des Modells der geteilten Verantwortung. Dabei sind Cloud-Anbieter für die Sicherung der Cloud-Infrastruktur verantwortlich, während Cloud-Kunden für die Sicherung ihrer Workloads und Daten verantwortlich sind. Dazu gehört die Überprüfung der Compliance-Maßnahmen der Cloud-Anbieter sowie regelmäßige Audits und Überprüfungen, um die Einhaltung der vom Unternehmen kontrollierten Cloud-Aspekte sicherzustellen.

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Mitarbeiter-Compliance

Hier sind einige der weltweit geltenden Arbeitsvorschriften und weitere Aspekte der Arbeitsrechtskonformität aufgeführt.

US-Arbeitsvorschriften

Die folgenden Vorschriften schützen Arbeitnehmer in den USA:

Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA)

Diese seit Juli 2009 geltende Regelung legt einen Mindestlohn (7,25 US-Dollar pro Stunde) sowie Standards für die Buchführung, Überstundenvergütung und Jugend-/Kinderbeschäftigung fest. Sie gilt für alle Arbeitnehmer im privaten Sektor in den USA. Das FLSA legt den Überstundenlohn (für nicht ausgenommene Arbeitnehmer) auf mindestens das 1,5-Fache des regulären Stundenlohns für alle Stunden fest, die über die 40-Stunden-Standardarbeitswoche hinausgehen.

Die Arbeitszeit umfasst die gesamte Dauer, in der Mitarbeiter im aktiven Dienst oder am Arbeitsplatz anwesend sind. Das FLSA verpflichtet Arbeitgeber, ein offizielles FLSA-Plakat auszuhängen und Arbeitszeit- und Zahlungsaufzeichnungen zu führen.

Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

Die Arbeitsschutzbehörde (OSHA) ist für die Durchsetzung des Arbeitsschutzgesetzes zuständig, das für alle Arbeitgeber im öffentlichen und den Großteil der privaten Wirtschaft gilt. Es verpflichtet Arbeitgeber zur Einhaltung von Sicherheits- und Gesundheitsstandards, um einen gefahrenfreien Arbeitsplatz zu gewährleisten. Die OSHA führt Inspektionen durch, um die Einhaltung der Gesetze zu gewährleisten, und bietet Kooperationsprogramme wie Compliance-Unterstützung an.

AB5- und 1099-Auftragnehmer

Das Arbeitsgesetz AB5 trat im Januar 2020 in Kalifornien in Kraft. Es definiert den Beschäftigungsstatus von Arbeitnehmern neu: Viele, die zuvor als unabhängige Auftragnehmer galten, gelten nun als W-2-Arbeitnehmer mit den damit verbundenen Vorteilen und Pflichten.

Arbeitgeber sind für die Verwaltung der Lohnsteuer und die Bereitstellung bestimmter Leistungen verantwortlich, es sei denn, sie können anhand eines dreiteiligen ABC-Tests nachweisen, dass sie unabhängige 1099-Auftragnehmer sind. Arbeitgeber, die ihre Arbeitnehmer nicht angemessen kategorisieren, müssen mit Geldstrafen rechnen.

Arbeitnehmervorschriften im Vereinigten Königreich

Die folgenden Vorschriften schützen Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich:

Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 1996

Dieses Gesetz konsolidiert die Arbeitsrechte und deckt die Bereiche ungerechtfertigte Entlassung, Lohnschutz, Abfindungen, Kündigung, flexible Arbeitszeiten, Sonntagsarbeit und Null-Stunden-Verträge ab.

Nationales Mindestlohngesetz 1998

Dieses Gesetz legt einen landesweiten Mindestlohn im Vereinigten Königreich fest und ist seit April 1999 in Kraft. Durch eine Änderung im Jahr 2016 wurde der Mindestlohn deutlich angehoben, basierend auf einem nationalen Existenzlohn für Arbeitnehmer über einem bestimmten Alter (zuerst 25, jetzt 23).

Gesetz über Arbeitsbeziehungen 1999

Dieses Arbeitsgesetz führte einen umfassenderen Schutz für Gewerkschaftsmitglieder und Arbeitnehmer vor Diskriminierung und Entlassung ein und verpflichtete Arbeitgeber zur Anerkennung von Gewerkschaften. Die Labour-Regierung erließ das Gesetz und behielt dabei einige Aspekte der Gesetzgebung ihrer konservativen Vorgängerregierung bei. Dieses Arbeitsgesetz gilt als weniger streng als der internationale Standard.

Regeln für die Arbeit außerhalb der Gehaltsliste (IR35)

Das seit April 2000 geltende IR35-Gesetz (Intermediaries Legislation) zielt darauf ab, Steuerhinterziehung durch unabhängige Auftragnehmer oder Geschäftspartner zu verhindern, die sich als Angestellte ausgeben, um ihren Beschäftigungsstatus zu verschleiern.

Arbeitnehmer, die „innerhalb von IR35“ arbeiten, müssen Steuern auf Arbeitnehmerebene zahlen und haben Anspruch auf Rechte wie Antidiskriminierungsschutz, Mutterschaftsurlaub und Mindestlohn. Arbeitnehmer, die „außerhalb von IR35“ arbeiten, können selbstständig oder als private Auftragnehmer mit den entsprechenden Rechten und Pflichten tätig sein.

Eine Änderung aus dem Jahr 2021 fügte den Steuervorschriften für den privaten Sektor hinzu, dass Endkunden für die Beurteilung verantwortlich sind, ob Arbeitnehmer dem IR35-Gesetz unterliegen. Dies führte dazu, dass viele Personen zu Arbeitnehmern „innerhalb des IR35-Gesetzes“ wurden.

EU-Arbeitsrechtsvorschriften

Zwar verfügt jedes EU-Land über eigene Gesetze, die die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer regeln, es gibt jedoch auch EU-weite Gesetze.

Die Europäische Arbeitszeitrichtlinie (EWTD)

Die Arbeitsschutzrichtlinie regelt Arbeitszeiten und Arbeitnehmerrechte, darunter wöchentliche und tägliche Mindestruhezeiten und Pausen, Nachtschichten, Urlaub und die wöchentliche Gesamtarbeitszeit. Die EU-Mitgliedstaaten sollen die Arbeitsschutzrichtlinie als Grundlage für ihre nationalen Gesetze verwenden, wobei jeder Staat strengere oder weniger strenge Gesetze erlassen kann. Arbeitgeber müssen jedoch EU-weit die Anwesenheit und Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen.

Anforderungen an die Mitarbeiterklassifizierung

In den USA gibt es keine bundesstaatlichen Gesetze, die die Einstufung von Mitarbeitern in Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitskräfte festlegen. Dennoch müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter unternehmensweit einheitlich klassifizieren. Der Beschäftigungsstatus bestimmt die Verantwortlichkeiten und den Anspruch auf Sozialleistungen.

Vollzeitbeschäftigung bezieht sich typischerweise auf Personen, die eine normale Arbeitswoche arbeiten (unbefristet oder im Rahmen eines Jahresvertrags). Eine reguläre Arbeitswoche beträgt in den USA 40 Stunden, obwohl Unternehmen kürzere oder längere Arbeitswochen festlegen können (für FLSA-befreite Mitarbeiter). Manche Unternehmen stufen jeden, der mehr als die Teilzeitbeschäftigungsgrenze (normalerweise 30 Stunden) arbeitet, als Vollzeitbeschäftigten ein. Teilzeitbeschäftigte haben in der Regel Anspruch auf weniger Sozialleistungen als Vollzeitbeschäftigte.

Freiberufler gelten nicht als direkte Angestellte und stehen nicht auf der Gehaltsliste des Unternehmens. Sie haben in der Regel keinen Anspruch auf Arbeitnehmer- und Unternehmensleistungen. Freiberufler genießen jedoch in der Regel mehr Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit, da die Verträge in Umfang, Vergütung und Laufzeit stark variieren.

Anforderungen an die Gehaltsabrechnung

Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess umfasst die Berechnung des Mitarbeitereinkommens, den Abzug von Steuern, die Hinzurechnung von Boni und Zusatzleistungen, die Bezahlung jedes Mitarbeiters und die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen. Arbeitgeber müssen im Namen ihrer Mitarbeiter Aufzeichnungen führen, um die Arbeitszeiten und den bezahlten Urlaub zu erfassen.

Jedes Land hat andere Arbeits- und Steuergesetze, was die Lohn- und Gehaltsabrechnung für internationale Unternehmen komplizierter macht. Einige Unternehmen implementieren eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnung, um den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess länderübergreifend zu verwalten. Dies vereinfacht den Prozess und vereinheitlicht die Lohn- und Gehaltsabrechnung für einzelne Länder.

Zu den globalen Gehaltsabrechnungsmodellen gehören:

• Vollständiges Eigentum – das Unternehmen richtet in jedem Land Niederlassungen ein und verwaltet die Gehaltsabrechnung intern. Bei dieser Art der globalen Gehaltsabrechnung sind in der Regel lokale Experten beteiligt, die sich um die Anforderungen in den einzelnen Ländern kümmern.
• Aggregierte Gehaltsabrechnung – das Unternehmen wählt einen Aggregator (einen Mittelsmann), der in jedem Land mit lokalen Dienstleistern zusammenarbeitet.

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Software-Compliance

Software-Compliance bedeutet sicherzustellen, dass ein Unternehmen Softwarelizenzen gemäß den vom Anbieter festgelegten Bedingungen nutzt. Beispielsweise müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht mehr Lizenzen nutzen, als sie erworben haben.

Die Software-Compliance ist für das Software Asset Management wichtig und umfasst in der Regel umfassende Softwarelizenzprüfungen, um sicherzustellen, dass die gesamte im Unternehmensnetzwerk installierte Software über die entsprechenden Lizenzen verfügt. Unternehmen führen in der Regel ein einheitliches Verzeichnis aller Käufe mit der entsprechenden Dokumentation.

Für Softwareprodukte gibt es zwei allgemeine Lizenzmodelle: kommerzielle Lizenzen und Open-Source-Lizenzen.

Kommerzielle Lizenzen

Kommerzielle Softwarelizenzen beziehen sich auf Softwarekomponenten, für deren Nutzung ein Unternehmen bezahlt. Unternehmen erwerben Lizenzen, um das Recht zu erhalten, Code zu verwenden, zu ändern oder weiterzugeben. Diese unterliegen jedoch oft erheblichen Einschränkungen. Es ist wichtig zu verstehen, was eine kommerzielle Lizenz erlaubt und was nicht.

Es stehen verschiedene Lizenzmodelle zur Verfügung:

• Proprietäre Lizenz – deckt die gesamte Organisation ab.
• Workstation-Lizenz – deckt eine bestimmte Workstation mit installierter Software ab.
• Lizenz zur gleichzeitigen Nutzung – deckt eine festgelegte Anzahl von Benutzern ab, die gleichzeitig auf ein System zugreifen (z. B. sind bis zu fünf Benutzer zugelassen, dem sechsten wird der Zugriff verweigert).
• Einzelbenutzerlizenzen: Diese Lizenzen gelten für eine bestimmte Person, die die Software nutzt (der Benutzer verfügt in der Regel über einen eindeutigen Login für den Zugriff auf die Software). Bei diesem Modell ist die gemeinsame Nutzung einer Lizenz durch mehrere Benutzer untersagt.

Unternehmen beauftragen häufig Rechtsexperten, um ihre Verpflichtungen und Risiken im Rahmen kommerzieller Lizenzverträge zu verstehen. Compliance ist insbesondere bei kommerzieller Software wichtig, da der Anbieter bei Verstößen eher reagieren muss. Ein Softwareanbieter kann ein Lizenzaudit anfordern, um zu überprüfen, ob ein Unternehmen seine Software korrekt nutzt.

Führungskräfte sollten Verträge sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter die relevanten Einschränkungen kennen. Unternehmen sollten über interne Prozesse verfügen, um das Verhalten ihrer Mitarbeiter zu überwachen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Beispielsweise sollten regelmäßige interne Audits durchgeführt werden.

Open Source-Lizenzen

Es gibt verschiedene Arten von Open-Source-Lizenzen:

• Public Domain – die freizügigste Lizenzart. Public-Domain-Software unterliegt keinen Nutzungs- oder Änderungsbeschränkungen. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass der Code sicher und gemeinfrei ist.
• Permissive (Apache/BSD) Lizenzen – die beliebteste Option. Diese Lizenzen stellen Mindestanforderungen für die Änderung und Weiterverteilung von Software.
• Lesser General Public License (LGPL) – ermöglicht Entwicklern, ihre Software mit Codebibliotheken zu verknüpfen. Diese Lizenz schränkt die Änderung und Verbreitung des Codes ein.
• Copyleft – eine reziproke/restriktive Lizenz (z. B. GPL). Copyleft-Lizenzen erfordern die Ausweitung der Softwarelizenzbedingungen auf jeglichen modifizierten oder weiterverbreiteten Code. Dies bedeutet in der Regel, dass proprietäre Software, die Open-Source-Code enthält, selbst Open Source sein muss. Dies macht Copyleft-Lizenzen für die Nutzung durch Unternehmen problematisch.

Einhaltung der Open-Source-Lizenz

Permissive Lizenzen erlauben die allgemeine Nutzung und Weiterverbreitung von Code, auch unter proprietären Lizenzen. Copyleft-Lizenzen stehen am anderen Ende des Open-Source-Spektrums und stellen eine Herausforderung für die Einhaltung dar. Es ist wichtig, die Konsequenzen der Interaktion von Copyleft-Code mit proprietärem Code zu berücksichtigen, beispielsweise in Abhängigkeiten. Abhängigkeiten können direkt (der Code ruft die Bibliothek direkt auf) oder transitiv (eine Abhängigkeit einer Abhängigkeit) sein.

Open-Source-Lizenzen sind oft auslegungsbedürftig, was die Einhaltung der Lizenzbestimmungen zusätzlich erschwert. Softwarenutzer müssen alle geltenden Lizenzen (einschließlich Abhängigkeiten) einhalten. Lizenzen auf höchster Ebene schützen in der Regel nicht vor den Lizenzverpflichtungen anderer in der Software verwendeter Komponenten. Transitive Abhängigkeiten stellen in der Regel ein geringeres Risiko dar, insbesondere weiter unten in der Kette.

Idealerweise sollten Entwickler für jede Open-Source-Lizenz, die sie umfunktionieren, eine vollständige Stückliste (BOM) führen, um ihre Verpflichtungen im Auge zu behalten. Dies ist jedoch nicht immer praktikabel. Alternativ können sie einen Triage-Ansatz nutzen, um Risiken zu analysieren und direkte Abhängigkeiten zu priorisieren, die zwar in der Regel weniger zahlreich sind, aber ein höheres Risiko darstellen. Die Konzentration auf diese Abhängigkeiten und eingebetteten Produkte erleichtert die Einhaltung der Compliance und ermöglicht eine tiefere Analyse von Compliance-Problemen.

Open-Source-Compliance legt in der Regel den Schwerpunkt auf direkte Abhängigkeiten. Unternehmen nutzen automatisierte Tools zur Überprüfung von Abhängigkeiten und Softwarelizenzen. Tools wie die Software Composition Analysis (SCA) können helfen, Verpflichtungen zu verwalten und Komponenten nach Risiko zu klassifizieren. Es ist wichtig, die Transparenz der im Unternehmen verwendeten Open-Source-Lizenzen zu wahren und Richtlinien für deren angemessene Nutzung festzulegen und durchzusetzen.

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Herausforderungen im Compliance-Management

Mit den Änderungen Schritt halten

Eine der größten Herausforderungen im Compliance-Management besteht darin, mit den sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Regierungen, Branchenverbände und Aufsichtsbehörden aktualisieren Gesetze regelmäßig, um neuen Risiken, technologischen Fortschritten und veränderten Marktbedingungen Rechnung zu tragen. Unternehmen müssen diese Änderungen genau beobachten, um sicherzustellen, dass ihre Richtlinien und Praktiken konform bleiben. Die Überwachung mehrerer Regulierungsbehörden in verschiedenen Rechtsräumen kann jedoch zeitaufwändig und komplex sein.

Regulierungswucherung

Mit der zunehmenden Komplexität der Branchen steigt auch die Zahl der Vorschriften, die Unternehmen einhalten müssen. Dies führt zu einer sogenannten Regulierungswut. Dies kann zu überlappenden und manchmal widersprüchlichen Anforderungen führen, insbesondere für Unternehmen, die in mehreren Ländern oder Branchen tätig sind.

Die Einhaltung einer Vielzahl von Vorschriften – wie Datenschutzgesetzen, Finanzvorschriften, Umweltstandards und branchenspezifischen Regeln – kann eine enorme Herausforderung darstellen. Neben der operativen Komplexität erhöht dies auch die Compliance-Kosten, da Unternehmen möglicherweise spezialisierte Teams oder Technologielösungen benötigen, um die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Schnelle Entwicklung von Cyber-Bedrohungen

Der rasante technologische Wandel hat neue und sich entwickelnde Cyberbedrohungen hervorgebracht, die das Compliance-Management vor erhebliche Herausforderungen stellen. Vorschriften wie die DSGVO, HIPAA und andere schreiben strenge Datenschutzmaßnahmen vor, doch die Cyberbedrohungslandschaft entwickelt sich ständig weiter und erfordert ständige Wachsamkeit und Anpassung. Unternehmen müssen nicht nur bestehende Datenschutzvorschriften einhalten, sondern auch neue Schwachstellen frühzeitig erkennen. Dies ist besonders für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen für die Cybersicherheit schwierig.

Abteilungsübergreifende Koordination

Effektives Compliance-Management erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen wie Recht, IT, Finanzen und Personalwesen, die jeweils unterschiedliche Prioritäten und Fachkenntnisse haben können. Die Ausrichtung aller Abteilungen auf die Compliance-Ziele kann eine Herausforderung sein, insbesondere in größeren Organisationen mit isolierten Strukturen. Missverständnisse oder mangelnde Koordination können zu Compliance-Lücken führen, bei denen bestimmte Bereiche des Unternehmens unwissentlich die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen. Diese Herausforderung wird oft noch verschärft, wenn sich die gesetzlichen Anforderungen mit verschiedenen Funktionen innerhalb des Unternehmens überschneiden.

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Was ist ein Compliance-Management-System?

Ein Compliance-Management-System (CMS) ist ein strukturiertes Rahmenwerk, mit dem Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Richtlinien gewährleisten. Es umfasst die Prozesse, Verfahren, Tools und Kontrollen, die ein Unternehmen implementiert, um Compliance-Risiken effektiv zu managen. Ein robustes CMS hilft nicht nur dabei, geltende Vorschriften zu identifizieren und zu verstehen, sondern erleichtert auch die kontinuierliche Überwachung, Prüfung und Durchsetzung von Compliance-Standards im gesamten Unternehmen.

Im Kern umfasst ein CMS typischerweise mehrere Schlüsselkomponenten:

• Richtlinien und Verfahren: Klar definierte Regeln, die darlegen, wie die Organisation gesetzliche Anforderungen erfüllt und Compliance-Risiken handhabt.
• Risikobewertungen: Regelmäßige Bewertungen potenzieller Compliance-Risiken in Bereichen wie Datenschutz, Finanzberichterstattung und Betriebspraktiken.
• Kontrollen und Sicherheitsvorkehrungen: Maßnahmen zur Durchsetzung der Compliance, wie etwa Zugriffskontrollen, Systeme zur Meldung von Vorfällen und Prüfpfade.
• Schulungsprogramme: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass diese sich ihrer Compliance-Verpflichtungen bewusst sind und diese verstehen.
• Überwachung und Prüfung: Laufende Prozesse zur Verfolgung der Compliance-Bemühungen und zur Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial oder potenziellen Risiken der Nichteinhaltung.

Ein effektives CMS ermöglicht es Unternehmen, sich an regulatorische Änderungen anzupassen, das Risiko von Verstößen zu minimieren und gegenüber Aufsichtsbehörden und Stakeholdern Verantwortung zu übernehmen. Es spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Förderung einer Compliance-Kultur im gesamten Unternehmen und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.