كيف يؤثر قانون حماية البيانات العامة (GDPR) على إدارة السجلات؟

تنظيم حماية البيانات العامة (GDPR) هو تنظيم ينطبق على جميع الكيانات، سواء كانت أفرادًا أو شركات أو حكومات، التي تعمل داخل الاتحاد الأوروبي أو تمارس الأعمال التجارية فيه. يتعين على هذه الكيانات حماية خصوصية البيانات الشخصية لمواطني الاتحاد الأوروبي. بغض النظر عما إذا كانت معالجة البيانات تتم داخل الاتحاد الأوروبي أو خارجه، يسعى GDPR لضمان احترام وحماية حقوق الخصوصية للأفراد.

يجب على أي منظمة تجمع أو تعالج أو تخزن البيانات الشخصية لمواطني الاتحاد الأوروبي الامتثال لـ متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات. يشمل ذلك الشركات متعددة الجنسيات، والشركات الصغيرة والمتوسطة، والمؤسسات العامة. تواجه المنظمات التي تفشل في الامتثال لهذه اللوائح مخاطر غرامات كبيرة – تصل إلى 4% من إجمالي مبيعاتها السنوية العالمية أو 20 مليون يورو، أيهما أعلى.

يجب على المنظمات التي تجمع وتحلل وتخزن بيانات السجلات من التطبيقات والبنية التحتية أن تكون على دراية بمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إذا كانت بيانات السجلات تتعلق بمواطني الاتحاد الأوروبي. سنناقش الآثار المترتبة على اللائحة العامة لحماية البيانات بشأن تسجيل البيانات وأفضل الممارسات لضمان توافق ممارسات تسجيل البيانات في منظمتك مع اللائحة.

تعرف على المزيد حول تأثير الذكاء الاصطناعي في الأمن السيبراني: الذكاء الاصطناعي في الأمن السيبراني: تأمين أنظمة الذكاء الاصطناعي ضد التهديدات السيبرانية.

فهم الموافقة والإذن في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

في سياق الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، المفهومان المهمان هما الموافقة والإذن. تشير الموافقة إلى الإذن الصريح الذي يمنحه الفرد لمعالجة بياناته الشخصية. بموجب اللائحة، يجب أن تكون الموافقة حرة ومحددة ومستنيرة وغير غامضة. وهذا يعني أنه يجب تقديم معلومات واضحة للأفراد حول كيفية استخدام بياناتهم ويجب عليهم الاشتراك بنشاط. الإذن هو العملية التي تحصل من خلالها المنظمة على الموافقة لمختلف أنشطة معالجة البيانات. يتطلب كل غرض من أغراض معالجة البيانات موافقة منفصلة.

الموافقة هي واحدة فقط من ستة أسس قانونية لمعالجة البيانات المعترف بها بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، إلى جانب أسس أخرى مثل الضرورة التعاقدية والالتزام القانوني. لكي تُعتبر الموافقة صالحة، يجب أن تكون مُعطاة بحرية، ومحددة، ومستنيرة، وغير غامضة. وهذا يعني أنه يجب أن يكون لدى الأفراد خيار حقيقي في إعطاء الموافقة دون أي ضغط أو تأثير غير مبرر قد يؤثر على قرارهم.

تشمل متطلبات الحصول على موافقة صحيحة إبلاغ الأفراد عن من يجمع البيانات (الجهة المسؤولة)، وأنواع البيانات التي يتم جمعها، وكيف سيتم استخدام هذه البيانات، والغرض من هذه الإجراءات. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون الأفراد على علم بحقهم في سحب الموافقة في أي وقت، ويجب أن تكون هذه العملية بسيطة مثل عملية منحها. يؤكد نظام حماية البيانات العامة (GDPR) أن الموافقة لا ينبغي أن تُعتبر موافقة شاملة لجميع أشكال معالجة البيانات، بل يجب أن تكون مرتبطة بأغراض محددة يتم توضيحها بوضوح للفرد.

إلى من ينطبق قانون حماية البيانات العامة (GDPR)؟

من يحتاج إلى الامتثال لجوانب الخصوصية في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟

يجب على جميع الكيانات التي تعالج البيانات الشخصية للأفراد داخل الاتحاد الأوروبي (EU) والمنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA) الامتثال لجوانب الخصوصية في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يشمل ذلك المنظمات الموجودة داخل الاتحاد الأوروبي والمنطقة الاقتصادية الأوروبية، وكذلك تلك الموجودة خارج هذه المناطق إذا كانت تقدم سلعًا أو خدمات، أو تراقب سلوك المقيمين في الاتحاد الأوروبي والمنطقة الاقتصادية الأوروبية. الالتزام إلزامي بغض النظر عن حجم المنظمة أو قطاعها أو موقعها.

تشمل الكيانات المطلوبة للامتثال لتنظيمات الخصوصية الخاصة باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الشركات التي تتراوح بين الشركات الكبيرة إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة، والمنظمات غير الربحية، والهيئات العامة، وحتى رواد الأعمال الأفراد الذين يتعاملون مع البيانات الشخصية في سياق مهني. تنطبق اللائحة بشكل واسع عبر الصناعات، مما يبرز نهجًا عالميًا لحماية خصوصية البيانات الشخصية ضمن نطاقها.

من يحتاج إلى الامتثال لجوانب التسجيل في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟

يمتد الالتزام بجوانب تسجيل البيانات وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إلى أي كيان يقوم بمعالجة البيانات الشخصية ضمن نطاق لوائح GDPR. يشمل ذلك المنظمات التي تجمع أو تخزن أو تستخدم البيانات الشخصية لمواطني الاتحاد الأوروبي ومنطقة الاقتصاد الأوروبي، بما في ذلك تلك التي تتواجد خارج هذه المناطق إذا كانت تستهدف أو تراقب سكان الاتحاد الأوروبي. ينطبق هذا المتطلب على جميع القطاعات وأحجام المنظمات التي تشارك في أنشطة معالجة البيانات التي تقع تحت ولاية GDPR.

تشمل الكيانات المسؤولة عن تسجيل البيانات بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) المتحكمين والمعالجين. يحدد المتحكمون الأغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية، بينما يعمل المعالجون نيابة عن المتحكم. يجب على كلا الطرفين ضمان تسجيل دقيق وآمن لأنشطة معالجة البيانات لإظهار الامتثال لمبادئ GDPR، وخاصة فيما يتعلق بالمساءلة والشفافية في التعامل مع البيانات الشخصية.

ما هي متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لإدارة بيانات السجلات؟

تتبع الوصول إلى البيانات

تتبع الوصول إلى البيانات هو متطلب أساسي بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لضمان الشفافية والمساءلة. يجب على المنظمات تنفيذ آليات تسجيل مفصلة لتوثيق كل حالة من حالات الوصول إلى البيانات، بما في ذلك من قام بالوصول إلى البيانات، ومتى تم الوصول إليها، والغرض من الوصول. يتضمن ذلك إعداد سجلات تدقيق تلتقط معلومات شاملة حول تفاعلات المستخدمين مع البيانات الشخصية.

يجب تخزين هذه السجلات بشكل آمن وحمايتها من التلاعب. إن تنفيذ ضوابط وصول قوية يضمن أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى البيانات الحساسة. تعتبر المراجعات المنتظمة لسجلات الوصول ضرورية لتحديد ومعالجة أي محاولات وصول غير مصرح بها، مما يعزز أمان البيانات والامتثال لقانون حماية البيانات العامة (GDPR).

تتبع تعديلات البيانات

تتبع التعديلات على البيانات أمر ضروري للحفاظ على سلامة ودقة البيانات الشخصية كما هو مطلوب بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يجب على المنظمات تسجيل جميع التغييرات التي تطرأ على البيانات الشخصية، بما في ذلك نوع التغييرات، ومن قام بها، ومتى تم ذلك. هذا يضمن إمكانية تتبع أي تعديل على البيانات إلى مصدره، مما يوفر مسار تدقيق واضح.

يجب حماية سجلات التعديلات هذه لمنع التغييرات غير المصرح بها. من خلال الاحتفاظ بسجلات مفصلة لتعديلات البيانات، يمكن للمنظمات التعرف بسرعة على أي تغييرات غير مصرح بها أو خاطئة وتصحيحها، مما يضمن موثوقية أنشطة معالجة البيانات الخاصة بها والحفاظ على الامتثال لقانون حماية البيانات العامة (GDPR).

تسجيل الأنشطة المتعلقة باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

يتضمن تسجيل الأنشطة المتعلقة بالامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) توثيق الإجراءات المرتبطة مباشرة بالامتثال، مثل الحصول على الموافقة، والاستجابة لطلبات الأفراد، وإجراء تقييمات تأثير حماية البيانات (DPIAs). يجب أن تتضمن هذه السجلات معلومات تفصيلية عن كل نشاط، لضمان توثيق جميع جهود الامتثال بشكل جيد.

يوفر هذا التسجيل الشامل دليلاً على الامتثال في حالة التدقيق أو التحقيقات. يجب على المنظمات مراجعة هذه السجلات بانتظام لضمان أن جميع الأنشطة المتعلقة بـ GDPR تتم بشكل صحيح وأن أي مشكلات يتم التعامل معها على الفور.

تسجيل الموافقة والظروف المرافقة لها

تسجيل الموافقة والظروف المصاحبة لها هو جانب حاسم من جوانب الامتثال لقانون حماية البيانات العامة (GDPR). يجب على المنظمات توثيق متى وكيف تم الحصول على الموافقة، بما في ذلك السياق والغرض المحددين الذي من أجله تم منحها. يشمل ذلك تسجيل محتوى استمارات الموافقة، وطريقة الحصول على الموافقة (مثل الاستمارات الإلكترونية، أو شخصياً)، وأي شروط أو قيود إضافية مرتبطة بالموافقة.

من خلال الاحتفاظ بسجلات مفصلة للموافقة، يمكن للمنظمات تقديم دليل واضح على أن الأفراد كانوا على علم كامل وأن موافقتهم كانت طوعية. هذه الوثائق ضرورية لإثبات الامتثال لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الصارمة المتعلقة بمعالجة البيانات بشكل قانوني بناءً على الموافقة.

التشفير والتخزين

تشفير وتخزين بيانات السجلات بشكل آمن أمران حاسمان لحماية البيانات الشخصية والامتثال لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يجب تشفير السجلات التي تحتوي على بيانات شخصية سواء كانت في حالة سكون أو أثناء النقل لمنع الوصول غير المصرح به. إن تنفيذ بروتوكولات تشفير قوية يضمن أنه حتى إذا تم اعتراض البيانات أو الوصول إليها بدون إذن، فإنها تظل غير قابلة للقراءة وآمنة.

يجب على المنظمات أيضًا اعتماد ممارسات تخزين آمنة، مثل استخدام قواعد بيانات مشفرة وحلول تخزين سحابية آمنة. يمكن أن يؤدي تحديث طرق التشفير بانتظام وإجراء تدقيقات أمنية إلى تعزيز حماية بيانات السجلات.

أفضل الممارسات لتسجيل البيانات ومراقبتها وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

احتفظ بالسجلات فقط طالما تحتاج إليها.

يُعتبر الاحتفاظ بالسجلات لفترة مناسبة جانبًا رئيسيًا من جوانب الامتثال لقانون حماية البيانات العامة (GDPR). يجب على المنظمات وضع سياسة للاحتفاظ بالبيانات تحدد المدة التي يتم الاحتفاظ فيها بالسجلات بناءً على المتطلبات القانونية والتشغيلية. يضمن ذلك عدم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترة أطول من اللازم، مما يتماشى مع مبدأ تقليل البيانات في قانون GDPR. إن مراجعة السجلات القديمة بانتظام والتخلص منها يقلل من خطر تعرض البيانات غير الضرورية.

علاوة على ذلك، من المهم توثيق الأسباب وراء فترات الاحتفاظ بأنواع مختلفة من السجلات. يدعم هذا التوثيق الامتثال من خلال توفير مسار تدقيق واضح يبرر سبب الاحتفاظ ببيانات معينة لفترة زمنية محددة.

تقييد الوصول إلى السجلات التي تحتوي على البيانات الشخصية.

تقييد الوصول إلى السجلات التي تحتوي على بيانات شخصية أمر ضروري للامتثال لقانون حماية البيانات العامة (GDPR). يجب على المؤسسات التأكد من أن الأشخاص المخولين فقط والذين لديهم حاجة مشروعة يمكنهم الاطلاع على هذه السجلات. يساعد تنفيذ ضوابط وصول صارمة، مثل أذونات الوصول المعتمدة على الأدوار، في تحقيق ذلك من خلال تقييد الوصول إلى السجلات بناءً على دور المستخدم داخل المؤسسة. هذا يقلل من خطر التعرض غير المصرح به أو العرضي للمعلومات الحساسة الموجودة في السجلات.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على المنظمات مراجعة وتحديث صلاحيات الوصول بانتظام لتعكس التغييرات في الأدوار أو المسؤوليات. تضمن هذه الممارسة أن يكون الوصول إلى البيانات الشخصية متوافقًا دائمًا مع الاحتياجات التشغيلية الحالية ومتطلبات الامتثال.

ضمان الوصول إلى السجلات وأن الإجراءات المتعلقة بالبيانات المسجلة نفسها مسجلة وقابلة للتدقيق.

يعد ضمان الوصول إلى السجلات والإجراءات المتخذة على البيانات المسجلة مسجلة وقابلة للتدقيق أمرًا حيويًا للامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). تتضمن هذه الممارسة إنشاء سجلات فرعية تسجل من قام بالوصول إلى السجلات الرئيسية، ومتى حدث ذلك، وأي عمليات تمت على البيانات المسجلة، مثل العرض أو التعديل أو الحذف. هذه الطبقة من التسجيل ضرورية للحفاظ على مسار تدقيق آمن وشفاف يظهر الالتزام بمبادئ المساءلة والشفافية في GDPR.

علاوة على ذلك، فإن وجود نظام لمراجعة الإجراءات على السجلات يمكّن المنظمات من اكتشاف الوصول غير المصرح به أو التعديلات بسرعة. ويعمل كوسيلة ردع ضد الاستخدام المحتمل غير المشروع للبيانات الشخصية من خلال جعل جميع التفاعلات مع بيانات السجلات قابلة للتتبع.

مراقبة الوصول والطلبات

مراقبة الوصول والطلبات هي عنصر حاسم في الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يتطلب ذلك إعداد أنظمة لتسجيل كل حالة من حالات الوصول إلى البيانات الشخصية والطلبات المقدمة لهذه البيانات، سواء من قبل المستخدمين الداخليين أو الأطراف الخارجية. يشمل ذلك تتبع غرض الطلب، وهوية الطالب، والبيانات المحددة التي تم الوصول إليها. تضمن المراقبة الفعالة أن تتمكن المنظمات من التعرف بسرعة على الوصول غير المصرح به أو الأنماط غير العادية للطلبات، والتي قد تشير إلى خرق أمني محتمل أو إساءة استخدام للبيانات.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون آليات المراقبة قادرة على توليد تنبيهات في الوقت الحقيقي للأنشطة المشبوهة. وهذا يسمح بالتحقيق الفوري والاستجابة لتقليل أي ضرر محتمل. من خلال المراقبة الاستباقية للوصول والطلبات، لا تلتزم المنظمات فقط بمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ولكنها تعزز أيضًا موقفها العام في حماية البيانات.

الامتثال لقانون حماية البيانات العامة مع Exabeam

تساعد Exabeam المنظمات في تلبية المتطلبات التكنولوجية والتشغيلية لقانون حماية البيانات العامة (GDPR) بما في ذلك:

• تقليل التهديدات الخارجية: تعمل Exabeam جنبًا إلى جنب مع حلول الأمان الموجودة، باستخدام التعلم الآلي وتحليلات السلوك لتحديد الأنشطة غير العادية التي قد تشير إلى محاولة خصم للعثور على البيانات والوصول إليها. تجمع جداول زمنية للتهديدات من Exabeam الأحداث من الشذوذ وقواعد الارتباط لتجميع الأحداث حسب المستخدم أو الجهاز.
• تقليل التهديدات الداخلية: تعمل Exabeam جنبًا إلى جنب مع حلول إدارة الهوية والوصول لمنع الحوادث الأمنية الناتجة عن إساءة استخدام الأذونات المخصصة سواء عن طريق الخطأ أو بشكل خبيث. من خلال الإشارة إلى الأنشطة التي تقع خارج النطاق الطبيعي لمستخدم معين، تساعد Exabeam في اكتشاف الحوادث المحتملة التي قد تؤدي إلى سرقة البيانات. تُظهر مصادر السجلات المثالية المرتبطة بحالات الاستخدام وإطار MITRE للهجوم والتكتيكات والتقنيات المشتركة (ATT&CK) ^Ⓡ أي الأدوات في ترسانة الأمان يمكن أن تتكامل لتقديم أوضح صورة للأحداث.

التصورات ولوحات المعلومات: تقدم Exabeam لوحات معلومات واضحة قائمة على الامتثال لقوانين GDPR للتنزيل السهل، أو التصدير، أو الإرسال عبر البريد الإلكتروني بانتظام دعمًا لمتطلبات GDPR واحتياجات ضابط حماية البيانات.